如何做好会计凭证的传递与保管-勤学培训网

一、会计凭证传递的概念

会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制时起，到归档保管时止的整个过程中，在单位内部各有关业务部门和人员之间的传递程序和传递时间。因为各种会计凭证所记录的经济业务内容不尽相同，所要办理经济业务的手续和所需时间不同，在办理业务过程中涉及的部门和人员也不同。为了使会计凭证能够在会计核算中更好地发挥作用，使经济业务得到及时处理，使有关业务部门和人员组织起来，分工协作，从而使会计核算正常、有序地进行，有必要为会计凭证规定一个科学、合理的传递程序和传递时间。

二、会计凭证传递的内容

会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三个方面的内容。

（一）确定凭证的传递路线

各单位应根据经济业务的特点、机构设置、人员分工情况以及经营管理上的需要，明确规定会计凭证的联次及其流程。既要使会计凭证经过必要的环节进行审核和处理，又要避免会计凭证在不必要的环节停留，从而保证会计凭证沿着简捷、合理的路线传递，使经济活动有序、协调地运转。

（二）规定凭证的传递时间

会计凭证的传递时间，是指各种凭证在各经办部门、环节所停留的最长时间。它应考虑各部门和有关人员，在正常情况下办理经济业务所需时间来合理确定，恰当地规定凭证在各环节的停留时间和交接时间。明确会计凭证的传递时间，能防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，提高工作效率。一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，否则，将会影响会计核算的及时性。

（三）制定会计凭证传递过程中的衔接手续

为了防止凭证在传递过程中出现遗失、毁损或其他意外情况，凭证在传递过程中，应建立凭证的交接签收制度，凭证的收发、交接都按一定的手续和制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。会计凭证的传递，是会计工作的一个重要组成部分，由于各种会计凭证所记载的经济业务内容不同，所涉及的部门和人员不同，企业管理的要求也不同，因此，各单位应根据自身的具体情况，企业内部应制定出一套合理的会计凭证传递制度，以便更好地发挥会计凭证的作用，使凭证传递的整个过程环环相扣，从而加速经济业务的处理进程，保证会计部门迅速及时地取得和处理会计凭证，提高各项工作效率，充分发挥会计监督作用。会计凭证的传递线路、传递时间和传递手续，还应根据实际情况的变化及时加以修改，以确保会计凭证传递的科学化、制度化。

三、会计凭证的保管

会计凭证是记录经济业务、明确经济责任的书面文件，又是登记账簿的依据，因而，它是重要的会计档案。任何企业在完成经济业务手续和记账之后，必须按规定建立立卷归档制度，形成会计资料档案，妥善保管。会计凭证保管的具体方法和要求如下。

1．按类别检查编号

会计凭证在记账后，应定期进行分类整理，并将各种记账凭证分类后按照编号顺序，连同所附原始凭证折叠整齐后进行整理，检查有无缺号、重复编号情况，记账凭证所附原始凭证是否齐全。

2．装订成册

会计凭证检查整理后，应加具封面、封底，装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上应写明单位名称、年、月份、凭证和起讫日期，以及记账凭证的种类、起讫号码，记账凭证和原始凭证的张数，并在封面上，还应加盖财会部门负责人、装订人等的印章，以便明确责任。

3．其他重要资料的保管

对于与经济业务有关的重要的合同、会议决议等文件资料，以及各种需要随时查阅和退回的单据，应另编目录，单独登记保管，并在有关记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。如果某些记账凭证的原始凭证张数过多，如分次领用材料的材料领料单，可以单独装订保管，并在封面上注明所属记账凭证的日期、编号和种类，同时在相应的记账凭证上注明“附件另存”和原始凭证的名称、编号，以便查对。

4．归档

年度结束后，装订好的会计凭证应登记归档，移交档案部门或专门的档案管理人员。

5．会计凭证的调用

原始凭证不得外借，其他单位因特殊原因需要借阅原始凭证时，必须经本单位会计机构负责人、会计主管人员批准，必要时，可以提供复印件。向外单位提供原始凭证复印件时，应专设登记簿，经办人员和收取人员要共同签名盖章。

6．会计凭证遗失的处理

从外单位取得的原始凭证如有遗失，应取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，应由当事人写出详细情况，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人批准后，才能作为原始凭证。

7．会计凭证的保管期限和销毁手续

对一般的会计凭证应分别规定保管期限，对重要的会计凭证，必须长期保管。未规定保管期限的会计凭证，任何人不得随意销毁。对保管期限满需要销毁的会计凭证，必须开列清单，经本单位领导审核，报上级主管部门批准后，由财会部门和档案部门协同销毁，并在销毁清单上签章，以便明确责任。《会计法》规定，对隐匿或者故意销毁依法应当保存的会计凭证，或授意、指使、强令会计机构、会计人员及其他人员隐匿、故意销毁依法应当保存的会计凭证，应当承担相应的法律责任。