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接打电话的技巧

掌握接听或者拨打电话的基本流程还不能使您完美地完成电话沟通，掌握一些必要的电话沟通技巧可以帮助您完善电话沟通的细节，提高沟通效果。

电话机旁应备记事本和铅笔

俗话说:好记性不如烂笔头。尤其通话时间过长或者事件复杂时，就不能太相信自己的记忆。若在电话机旁放置好记录本、铅笔，当对方打来电话时，就可以立即把主要事项记录下来。如不备妥纸笔，到时候措手不及，不仅耽误时间，而且还会搞得自己狼狈不堪。

先整理电话内容，然后拨打电话

给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三漏四，忘记了主要事项还毫无察觉，等对方挂断了电话才恍然想起。因此，应先把要讲的事情逐条逐项的记录下来，进行相应的整理。做好准备工作之后，再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。

恰当把握通话时间

电话沟通的时间相对于别的沟通方式一般都比较短。要尽可能在3分钟之内结束。实际上，3分钟可讲1000个字左右，相当于两页半稿纸上的内容，按理是完全能行的。如果一次电话用了5分钟甚至10 分钟，那么一定是措辞不当，未抓住纲领，重点也不够突出。

注意您的肢体语言

有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法其实是完全错误的。双方的诚实恳切，都包含于说话声中。若声调不准就不易听清楚，甚至还会听错，引起误解。因此，讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。如果道歉时不低头，歉意便不能伴随言语传达给对方。同理，打电话表情麻木时，其声音也会冷冰冰的。因此，打电话也应该微笑着讲话，还可以适当地配合一些手势。

女性在对着镜子说话时，会很自然的微笑，人在微笑时声音更加悦耳、亲切。根据这一原理，在一些大公司的总机或者前台，管理者有意在接线员的桌子上放置一面镜子，以促使她们在接听电话的时候自然微笑，然后通过语言把这一友好的信息传递出去。

注意您的语速和语调

急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受;慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦;年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。因此，说话速度并无定论，应视对方的年龄、性格、具体情境等各方面的情况来灵活掌握。

打电话时，适当地提高声调会使您更显得富有朝气。人们在看不到对方的情况下，大多凭第一听觉形成初步印象。因此，讲话时有意识地提高声调，会使您的声音更为悦耳。

慎用简略语、专用语

首先要明确企业内部的一些简略语只能在企业内部人员沟通时使用。如果与本企业之外的人沟通时也使用了简略语，会使对方产生疑问，甚至是误解。

专用语是行业内人士沟通时使用的特定语言，对于非此行业的人来讲，无疑是沟通中的一个障碍物。

所以无论简略语还是专用语都只适用于特定的沟通人群，要针对对方的知识背景、行业背景等慎重使用。

养成复述习惯

文字与说话不同，一看便知，但读音相同或者极其相近的词语，通电话时却常常容易搞错。因此，对于容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意，要放慢说话速度，发音更要清晰。例如:1和7.11和17 ，当说到日期时，不妨加上星期几等。所以，为了防止听错电话内容，一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等各种数字，同时对特别重要的信息，例如双方达成的共识或者存在的分歧等也要及时向对方确认。养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。

掌握了以上接听、拨打电话的基本技巧，您就可以恰当地处理电话沟通中的细节问题了。