拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪

  拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪打电话是通联礼仪的一个主要内容。拨打电话的人是发话人,是主动的一方,而接听电话的一方是受话人,是被动的一方。因而在整个通话过程中,拨打电话的人起着支配作用,一定要积极塑造自己的完美的电话形象。那么拨打电话和接听电话应注意哪些礼仪?一起来看一下。

  1.打电话时要简短,而且声音要柔和。我们不知道别人有多忙,或甚至认为施压给他为理所当然,这是不对的。

  千万不要浪费别人的时间。打电话时,要保持柔和、轻松和确实,并尽可能用短的时间表达你的目的,然后结束。如果你遵循这个原则来打电话,别人会很乐意在办公室里接听你的电话。

  2.打电话时,要注意周围的嘈杂声。例如电话的声响、旁人的谈话,或是你吃三明治所发出的声音。吃喝的杂声进入话筒后会扩大,这会令电话线彼端的人感觉烦躁。

  3.如果你已经拨通电话,但是没联络上,应重新再拨。如果你已经拨了一通电话,但是没联络上,你应重新再拨,不管没联络上是谁的不对。如果你拨错了电话,不要对被你打扰的人发出不悦刺耳的声音,“啪”地挂掉电话。你应该迅速柔和地表达歉意:“非常抱歉,我打错电话了。请你不要见怪。”再挂掉电话。如果你表达了歉意,别人就不会心生愤恨了。

  4.准时拨电话给忙人,这对他比较方便。如果你欲与某人联络,而直接打电话到办公室找他,一定要问:“这时候打电话给你方便吗?”如果时间不恰当,你可以重新约个时间再联络。他可能在赶时间,或是办公室里有客人,或是正在参与某项活动,所以没办法接听你的电话二也可能你打电话给他时他在,但是因为没有秘书,或者他有其他约会,因而不方便接电话,所以你一定要问他:“这时候打电话给你方便吗?”这是非常重要的事。

  5.注意听对方在说些什么。当你接听电话时,不要一边看其他报纸,或是阅读放在桌上的一篇报告,否则你会错失重要的谈话内容。对方也许已注意到你的兴致不高,他也不知道该怎么办,这样一来,谈话时间就会拉长,比原订长了很多。保持轻松,要有适当的间歇,这样电话就会愈快结束,当然也就愈能称心如意。其次,不要突然转身与办公室里的其他人说话,因而打断电话。当你料想必是你的电话时,你的注意力是与你交谈的人在意的问题,你应该示意秘书或同仁去接听。同样的,当你约了别人来办公室商谈某事,却在这时候一直打电话,这种举动实在无礼且没效率。

  6.打电话给外省市的人请求协助,应确定他是否该回电话。如果你打电话给外省市的某人,并请求协助,或者试图向他推销一个观念,你必须确定他是否该回你的电话。当然,电话费应该由你来付,而不是他。举例来说,如果你从纽约打电话到旧金山找某人,这个人正好不在办公室里,比较好不要要求他回你的电话,否则你必须负担那笔昂贵的费用。你应该问明他何时会有空,然后再打电话给他,如果留言请他务必回你的电话,要声明由你付费(当对方请你回电话时,你可别以为电话费很便宜)。打长途电话恳求某事,一个小型企业的老板可付不赶这笔电话费呢!

  7.对无趣的来电者要有礼貌。电话已经很普遍,你一定会经常接到推销东西的电话,要避开这些电话很不可能。来电者也许令你不舒服,因而遭到不必要的斥责。但他们通常是年轻人,才开始创业,斥责他们实在太残忍,因此当有人来电推销东西时,正确的处理方式是告诉他:“听着,我不需要任何中介服务或股票咨询。我的这个部门管理得不错,不过我还是很感激你的来电。你的声音很不错,我们也谈得很融洽,看得出来你很细心,我虽然帮不上忙,但仍祝你好运,希望你的业绩卓越!”然后挂掉电话。因为有如此的赞美,相信对方将会满心喜悦,而不会生闷气!

  更多人际关系资讯请进入【南京卡耐基】https://www.qinxue365.com/member/knjn.html
  更多人际关系培训请进入南京口才培训
12 12 分享:

相关课程

发表评论

登录后才能评论,请登录后发表评论...
提交评论

最新文章