在批评别人之前，首先要弄清楚批评的目的，然后再考虑为了达到这个目的，我们应该采取怎样的批评步骤，而不是毫无计划地想一句说一句。具体而言，批评别人应该遵循以下五个步骤:
第一步，要弄清事实的真相
有些人面对别人的错误或过失，往往很容易冲动和感情用事，不对事情进行全面、详细的调查，就不分青红皂白地指责别人，结果不但冤枉了好人，还破坏了彼此原本融洽的关系。
小苗是某单位的业务员，业务能力很强，销售业绩一直稳居冠军的宝座，但近一段时间他很郁闷，因为他被上司批评了，心理压力很大。
事情是这样的:一天下午，办公室气氛非常活跃，小苗正在和同事们讨论问题。突然，上司打来电话说:“小苗，你到我办公室来一下!”然后就“啪”的一声挂断了电话。这突如其来的传讯，让小苗的心一下子提到了嗓子眼儿。略微稳定了情绪之后，小苗硬着头皮走进了上司的办公室。
“你这个月的销售业绩怎么这么差啊?你看看人家小胡，刚来两个月，业绩就飚升到你前面。再这样下去，你这个销售冠军还能做多久?你以为公司让你拿这么多的薪水，是白养着你的吗?”上司不分青红皂白连环“轰炸”，让小苗毫无还嘴之力。
小苗本想跟上司分析一下事情的情况和工作中遇到的困难，但上司根本不给他说话的机会:“你别说了，回去好好反省一下吧。我再给你一个月的时间，要是下个月你的业绩还没有突破，那我就要取消你的年终奖了!”说完，上司摆摆手示意小苗出去。
小苗满腹委屈地从上司的办公室走出来，想起上司那咄咄逼人的架势，心里觉得十分窝火。自己作为公司的老员工，一直兢兢业业、任劳任怨。前段时间公司打算开发新市场，小苗因为经验丰富被委以重任，由于是新开发的市场，各方面都不成熟，销售额当然不能与成熟的市场相提并论。而小胡作为新员工，被安排到原有的老市场，客户资源充足、稳定，业务开展顺利，自然大获丰收。小苗觉得上司只看结果和销售数字，不问过程和事实真相，是十分不公平的!
这种“信口雌黄”的批评和指责，怎么能让人心服口服呢?对方只会觉得你主观臆断、没有人情味，从而对你产生反感和抵触心理。因此，我们在批评别人之前一定要深思熟虑，把事情的真相搞清楚。
第二步，要针对不同的人、不同的事，选择不同的批评方式
批评时也要看人。比如，性格内向的人往往比较敏感，所以批评时一定要委婉含蓄，尽量以鼓励为主;而对于那些顽固不化或自我感觉良好的人，批评时就要直截了当、疾言厉色，否则他根本不会把你的话当回事。
某公司经理有两名下属小毕和小梁，由于他们的考核业绩不甚理想，所以被下放到车间锻炼。该经理对这两个下属所说的批评之语是完全不同的。
小毕是个刚进入公司的新人，积极、热情、努力，但缺乏工作经验，所以经理对他说:“你到车间去锻炼一段时间，这边还有工作等你回来。”小梁是一名老员工，做事自以为是，喜欢指手画脚，整天无所事事，所以经理对他说:“大家都说你太悠闲了，这样很影响士气，要么你去车间实实在在地做点儿事，要么你就卷铺盖走人!”结果，这两个人在基层表现得都很出色。
新人往往缺乏经验，并且通常较为不自信，所以要以鼓励为主;而老员工往往自以为是，不见棺材不掉泪，所以不给他点儿颜色看看，他根本不会当回事。故事中的经理针对不同的人采取了不同的批评方法，可谓因人而异，恰到好处。
批评除了因人而异之外，还要因事而异，即批评要“具体错误具体对待”。比如，如果是比较严重的错误，就一定要正式批评，甚至是公开批评;而对于那些小错误、小过失，则在私下里点到为止即可。
第三步，要分析问题所在
我们在批评别人时，一定要告诉对方为何批评他，如果毫无理由就胡乱批评，对方就会觉得我们是在拿他当“出气筒”。然后，我们要帮助对方找出错误的根源所在。要帮助对方分析错误，给对方指出错在哪里、为什么会出错、怎样做才是正确的，这样对方才会有进步和提高的可能。
第四步，让对方有说话的机会
在批评别人时，仅仅指出对方的错误所在是远远不够的，我们还要给对方说话的机会，听听他自己是怎样看待这件事的。这样做主要有两个好处:一是从对方的发言中，我们可以看出他是否真的认识到了自己的错误;二是如果我们有说得不对或误解他的地方，也可以给他一个解释的机会。
第五步，警示后果，批评跟进
批评别人，目的在于让被批评者改正错误，促使对方提高和进步。因此，在批评完之后，一定要告诉对方怎样做才是正确的，不要只是“指手画脚”。
以上是新励成小编为大家的带来的批评别人的五大步骤，要阅读相关文章请点击广州花都新励成口才培训机构中心
