高效会议从控制时间开始-勤学培训网

　　高效会议从控制时间开始

　　广州华章教育小编认为会议主持人在会议开始的初的几分钟应该遵循表的步骤，以期达到比较完美的效果。如果没有足够的理由，千万不要偏离。

　　现实中发生频率低的活动是交换期望值。但是召开一个只以你的目标为焦点的会议也是件很危险的事。你可以暂时停下来，看看与会者中是否有人关注的其他事情需要在会上讨论，借此来降低风险。

　　还有一件很有用的事是要在某些会议基本规则上取得一致。人们很少会考虑他们开会时的行为是富有建设性还是富有破坏性。确定了大家都认可的基本会议规则后，可以避免与会者通常会沉溺其中的分散注意力的行为。

　　1.问题回顾

　　回顾部分不应超过10 15分钟。回顾上一次会议的行动要点是必要的，但是进行冗长地回顾、演示会让大家扫兴，而当你再谈论主要议题时，人们已经彻底失去了兴趣。如果回顾部分超出了20分钟，你就会失去现在这次会议的很多能量，这次没有生产率的会议就会变成上次会议的延续，终什么成果都得不到。你可以在开会前与相关人员接触，让与会人员总结出他们取得的进展，并让他们作出简短的确认。这种准备活动可以让议程中的回顾简短有效。

　　2.会议成员介绍

　　会议应当在一种和睦活跃的气氛中开始。大部分会议先由主持者介绍一下与会人员，主要包括与会者的姓名、身份。有必要的话，也可以介绍一下与会人员的工作经历和工作成绩。这一部分也可以由与会人员作自我介绍，这样可以调动起会议的气氛，提高与会者的参与意识。广州华章教育小编认为常见的介绍方式有以下几种。

　　(l)自我介绍。与会者分别作一下简短的自我介绍，说明自己的姓名、身份、背景情况等。

　　这种介绍可以是按一定次序进行的，也可以是随意的、无序的。介绍时，通常应起立、脱帽。

　　(2)互相介绍。这种介绍是将自我介绍与他人介绍结合起来，通常按照座位次序或会前编排好的次序进行。

　　(3)主席介绍。由会议主席分别介绍参加会议的人员情况，这一方法适用于主席对与会者的姓名、身份比较熟悉的情况。介绍到哪一位与会者时，被介绍者应起立、脱帽向大家点头示意。

　　(4)名片介绍。通过与会者相互递交名片进行。名片通常印有姓名、身份等内容，呈长方形。名片的颜色可以是白色、米黄色、浅灰色或浅蓝色，常在左上角用较小的字体写明身份、职务，名片正中用较大的字体印出姓名，左下角和右下角可印出地址、邮编、住址、电话等。

　　3.议程的商讨

　　议程决定了会议的形态。议程需要安排得妥当，一开始讨论比较直截了当的问题，而把较难和比较重要的放在会议中段讨论。如果一开始就讨论无异议的问题，与会者会很投入，这一也意味着一旦与会者说了“是”之后，他们就比较容易继续说“是”了。有的议程需列明所要讨论的内容，让与会者明白问题列在其上的原因。当然，不要把这一点和事前作决定混淆起来。

　　安排会议议程时，应该设法将议程安排得能让会议继续下去，然后再处理更加棘手的问题。

　　把能引起兴趣的问题留到后也是有好处的。这样做有助于在与会者感到疲倦的时候，重新引起他们的兴趣，激发他们的能量。
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