商务信函的构成要素及格式-勤学培训网

　　商务信函的构成要素及格式：英文商务信函是商务活动中一种常用的商业交流媒介。它是一种通过计算机或打印机“书写”来完成的人际交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销或宣传着什么，可能是一种产品、一种服务、一个观念，甚至是树立自己所在企业或机构的形象等。

　　好的商务信函就像是在与读者交谈。这种交谈成功与否，目的能否实现，关键取决于信函中信息的表达方式和内容。要写好商务信函并非轻而易举，不仅应具备相关的业务知识，掌握好法规和条款等，还应具备扎实的语言基础，熟悉信函的书写形式和行文要求。

　　商务信函与普通作文的写法不同，它要求用简洁的语言来表达，不求华丽的词语。在商业活动中，时间就是金钱，效率就是生命。因此，简洁的表达语言与掌握分寸是重要的。

　　一般不需要礼节性的寒暄，比较好是开门见山，直入主题。好的商务信函应体现以下几个特点:易读易懂;语气真诚、友好、客气;语言简朴、朴实、自然或生动、有趣、有吸引力;内容清晰、准确、具体;行文正确、完整、不花哨。

　　这种书信的格式和写作要求比较严格，要特别慎重对待。比较好使用公司的信纸来打印商业信函。好的商务信函的写作必须做到结构和格式正确、行文段落清晰、文字简洁并谦逊有礼。需要注意的是，时下商务信函的流行趋势行文不必过于正式，但务必简洁明了，也可以使用一些约定俗成的英文缩写。

　　商务信函的构成大体上可分为两部分:必要部分和附加部分。必要部分是指在一般情况下不可缺少的部分;附加部分是指根据具体对象、情况、内容的实际需要而增加的部分，这些部分可视情况而定，不是必须都有。

　　1)Letterhead/Heading(信头)

　　信头又称信端，指印刷在公司信纸上的文字，一般位于信纸的上方正中，但也可在右上角或左上角。信头一般包括公司的地址(Writer's Address)、邮政编码、电话、传真号码及电子邮件、网址等内容。信头的设计要美观、简洁。正式信函只在第一页信纸上打印信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。公司业务信函用纸一般印有信头，不必另外再写。

　　2) Serial Number/Reference Number(参考编号)

　　为了存档的需要，有时可能用到文档号、保单、发票或订单号的索引栏。这一部分是为了明确责任，便于信函管理，以便发信者或收信者日后取阅参考。参考编号是收信人和打字员姓名的第一个字母(大小写均可)，档案或部门编号也可以包括在内，例如EH/sr, EH/SR,EH/SR168等。

　　3) Date(发信日期)

　　日期不可省略或漏写，一般应打印在信头或寄信人地址下方适当的位置。在正式信函中，月份比较好不要使用缩写，也不可用数字来代替，必须完整地写出来。如全部使用数字表示日期，容易引起误解。日期有两种写法:英式为“25 April, 2010”，美式为“April 25, 2010”.在非正式信函中，月份可以缩写。

　　4) Inside Address(信内收信人地址)

　　写信内地址既便于避免差错，又便于收件人归档。信内地址通常位于信纸的左上角(日期下方)，包括收信人的姓名、职位、公司名称和地址(有时也会注明邮政编码)。由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人的地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改或编写。特别投递信函的方式也应在信内地址之上注明。根据需要，可以在地址的上方写明这封信函的特殊性，比如SPECIAL DELIVERY(邮件快递)、CERTIFIED MAIL(确保邮件)、AIRMAIL(航空邮件)，或PERSONAL(私人信函)、CONFIDENTIAL(机密信函)等。书写信内地址的一般顺序为:

　　Name of the addressed person(收件人姓名)

　　Title of the addressed person(收信人职位、头衔)

　　Name of the organization(单位名称)

　　Street number and name(门牌号码、街道名称)

　　City, state and postal code(城市、州/省、邮编)

　　Country of destination(所达国家的名称)

　　例如:Professor Zhao Li

　　Business College of Shanxi University

　　Taiyuan, Shanxi, PRC 030031

　　5)Attention Line(指定收信人姓名)

　　“指定收信人”即“经办人”。这是发信人要求特定的人或部门注意时用的，表示“请某人查阅”。商务信函虽然是写给某公司或机构的，但具体事务得由某个部门或个人来负责，所以注明收信人可加快信函的办理。指定收信人姓名的写法如“Attention: Mr. Thomas Green”, "Attention: Mr.”Thomas Green, Sales Manager”, “Attention: Personnel Manager”，或“Attention of Personnel Manager”.

　　6)Salutation(称呼)

　　称呼是指写信人对收信人的称呼，其位置在信内地址下方两至三行处。对收信人的称呼根据不同情况有所变化。正式称谓:Dear Mr./Ms./Mrs./Miss+姓氏，如“Dear Mrs. White”。但是切忌姓和名一起称呼。称呼女性时，比较好用“Ms.”.非正式称谓:如果是熟人，也可以相互直呼其名字，如“Dear Tom”.

　　如果发信人不知道收信人的具体名字或不必要写明时，可以称呼为“Dear Sir”, “DearMadam”, “Dear Sir or Madam”, “Dear Human Resource Manager”。如果同时发送给多位收信人，也可以称呼“Ladies and Gentlemen”, “Dear Customer（s）”, “Dear Reader(s)”等。

　　7) Subject Line(主题栏/事由)

　　事由或主题栏的目的是便于收信人迅速了解信文的主要内容，有利于迅速处理信函，同时也便于存档或查阅。这部分可用大写、斜体、下划线。有些人在主题前加上“Re:”，意思是“关于”，即事由。例如:

　　Re: Your Order No. 568 for 60 Japanese Cars

　　8)Letter Body(正文)

　　正文是信函的主体，表达写信人的愿望、要求、目的等，是商务信函的重要部分，必须分好段落认真撰写(一个段落一个话题)。除推销函外，商务信函通常只有一页的长度。如果内容超过一页，就要使用续页。注意，第二页上的收信人姓名和发信日期必须和第一页上的一致。第二页至少要包括三至四行正文的内容，不要将段落的某一行留在上一页或下一页开始处，要尽量在新的一页开始新的段落。绝不可以单独使用续页书写结束敬语和署名，而且商务信函也绝不允许两面撰写。

　　9)Complimentary Close(客套结束语/结尾敬语)

　　结尾敬语相当于中文书信信末的“……敬上”等词。结尾敬语通常紧贴信文后一两行处书写，可加逗号，但为了打字更加便捷，如今的商务信函常常省略逗号(宽式/开放式标点)，但要和信件开头的称呼、地址等一致，均使用开放式标点。根据发信人和收信人的关系，常见结尾敬语有:

Best regards Yours

With kind regards Cordially

Cordially yours Sincerely

Sincerely yours Yours sincerely

Truly yours Yours truly

Faithfully yours Respectfully

Yours respectfully Very respectfully

　　10)Signature(签名/署名)

　　所有商务信函的写信人都必须在结尾敬语下亲笔签名。在正式信函中，还要在手写签名之下打印上自己的签名及职位和头衔，如代表单位，可把公司或商号名称的首字母大写打印出来。这样能使对方感到重视此事，严肃认真，也能使人感到亲切，便于沟通。例如:

　　(Signature)