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商务写作的基本方法


  商务写作的基本方法

  从写作的文体特征来看,商务写作主要包括商务应用文写作和商务信函写作。华尔街英语小编认为在下笔写作之前,我们应当了解以下四项写作策略。
  (一)明晰写作目的
  在进行商务应用文与信函写作之前,心中一定要有明确的定位,即所写的文字是针对什么部门、什么人的。
  首先要确定写作交际走向,它是属于上行文(下级部门向上级部门呈递的公文)、下行文(上级部门向下级部门递发的文件)还是平行文(同等部门或无隶属关系部门之间递交的公文),了解了这个界限,才能做到文字表达规范和得体。
  其次,写作者要适当了解对方信息,做到“因人而异”和“量体裁衣”。这些信息包括:身份—用来决定写作语气和语调;专业—用来决定写作用词;阅读人数—用来决定写作所要达成的目标。如果是写给一个人的,要对他/她的境况、需求、期望等做一番探讨;如果是写给一个群体,就要分析他们的整体构成和各自的特殊性,这样写出的文章才会有的放矢。
  写任何材料,都要有目的性。在合作遇到冲突时,需要通过信函向对方解释、致歉等;在合作顺畅时,可能会提出邀请、请求、建议或者表示认同、祝贺等。总之,写任何文章都要明确所要表达的中心思想。
  (二)具备写作基础
  文章的主体架构、布局技巧和语言表达方式,这些因素直接决定读者的理解接纳程度和写作目标的实现。因此,写作者要牢牢记住以下四个商务写作要素,即组织好篇章段落,JJ顷逻辑关系;提炼语句,运用固定句式;注意措辞,熟知语汇特色;加强语言交际功能,突出语用效果。这四个要素是成就一篇成功范例的基础。
  写文章首先要有内容,其次要有一定的构思和技巧把主题巧妙地展开和总结。写作的好坏,取决于作者是否能够游刃有余地在主题概括和论据细节之间驰骋。要写出布局清晰、内容充实、结构合理的文章,需要作者一番精心的构思准备。匆忙提笔、草草收尾是许多初学者的特点,我们应尽量避免。
  (三)熟悉写作过程
  同其他许多题材的写作过程一样,商务写作的基本过程也包括准备、起稿和定稿三大部分。
  准备阶段要做到深思熟虑,明确写作者的角色、写作的对象和所要达到的预期目的。
  起稿阶段需要完成以下几个步骤:
  1.确定篇幅。商务文书的篇幅从一页到几十页不等。文章的展开方式多种多样,但多数文稿都分为开头、主体和结尾三个部分。各部分所占比例视全文的长度而定,一般情况下,开头和结尾不宜超过一页。
  一头一尾虽小,其分量和意义却不亚于主体部分,特别是对长篇文章而言尤其如此。从读者的视角来看,在有限的时间内要把握大段文章的要旨,途径是迅速捕捉一头一尾中所包含的信息。因此,写好文章的开头和结尾就意味着成功的一半。
  2.组织布局。商务文书注重逻辑性,结构严谨,环环相扣。
  写作时需要作者有一个清醒的思路,从而使文理有一个明确的走向。下面简要介绍几种写作布局模式。
  (1)由近至远。从时间定位,可以先从眼下的事情谈起,然后涉及将来;从空间定位,可以从局部推到全局,从内部延至外部,从某个人联想至更多的人。
  (2)由浅至深。要照顾读者的接受能力和认识水平,比较好先谈他们熟悉的东西,渐渐导出新鲜、生疏和复杂的内容。如果无视写作对象,再漂亮的文字也达不到预期的目标。
  (3)由轻至重。心理学的研究告诉我们,人记忆深的是新获得的信息。因此写作时有时会把重要的内容放在后,以便于读者能够记住它。
  3.文体定位。从表面来看,天下文章千姿百态,各有千秋。其实文字的表述都有一定的规律可循。写作者在给文章定位的时候,应注意以下几点:
  (1)记叙与非记叙的比重。记叙文一般是按时间顺序展开的,如果描述曾经发生过的事情,通常会使用过去式。而商务文书不是小说语言,需要遵循真实性的原则,因此叙述的事情要基于事实。不过,在公文写作这个领域,非记叙性文字所占的比例很大。
  (2)交流的互动性与单向性。如果书面交流是双向的,就会表现出互动的特性,即有来有往,有问有答。对话的双方既要清楚地表达自己,又要尽力把握对方的意图与心态。如果双方对话连续几个回合,互动过程中将出现的变故和调整则是不可预知的。相比之下,单向性的文字比较简单,写作者不要求对方答复,只是设法通过某种手段,准确而完整地传递信息。
  (3)抽象信息与具体信息的灵活使用。商务信息是多种多样的,但可以将其归为抽象和具体两大类。抽象的信息是指不含事例或实证的信息,而具体信息刚好相反。举例来说:Judy, youhave proven to be indispensable again. Your work for thetextbook committee has made all of our jobs easier.在这个例子中,第一句提供的是抽象信息,而第二句则将它具体化。在写作中经常采用这种从抽象到具体的模式,先宏观,后微观。当然,也可以采用完全相反的模式,即先摆出若干具体实例,然后得出抽象化的结论。
  (4)客观描述与主观判断不可混为一谈。凡是属于客观现实的均为fact,属于主观判断的都归为opinion。在写作中,不能够将客观描述与主观的个人看法混在一起。如果是阐述事实,要有依据,不能凭空臆想。可以用事实作为背景来引出观点。如:
  Recently,there have been a number of articles in variousmagazines concerning IT enterprises in China. Rather than justcopying them all or writing a summary of each one for thepresident,you need to categorize the information according toareas of interest.
  到了定稿阶段,主要通过校对与修改做好后的审视和润色,检查拼写和语法是否正确,事实与数据是否有错。以下列标准尺度来检验定稿:布局合理,层次分明;信息合理,内容完整;语气恰当,适合读者;语句连贯,一气呵成;措辞到位,表达准确。
  (四)明白写作要点
  写作时要认真考虑希望对读者产生一种怎样的影响力,这决定写作者将要使用何种态度和语气来进行写作。写作要使用统一的格式并沿袭固定的套语,这样会使文章看起来可信,也便于阅读和理解。否则,读者可能会感到不礼貌,或者感到理解上颇费周折。写作时使用简单而朴实的语言,用一词准确,避免含糊不清,这样可以让读者非常清楚地了解写作者的意图,以免造成沟通上的误会。标签:商务写作的基本方法

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