财务处理软件系统是会计电算化软件系统的核心模块，商品化的账务系统通常由以下部分组成：系统初始化、记账凭证输入、记账结账、账簿处理、报表处理等几个部分。要使财务处理软件能够正常运行，必须首先完成系统的初始化，也就是建账。那么，财务软件如何建账呢？
财务处理软件建账是指软件在正式投入使用之前所做的初始设置。在建账之前，会计科目还没有设立，前期各科目的余额和发生额也无法输入，所以，建账是财务处理软件正式使用之前必经的首要步骤。系统软件的初始化也是账务软件使用中一次性的工作，系统初始化过程中设定的会计科目代码结构及一些参数在结束建账后即无法修改，系统初始化的质量对账务软件的质量和工作的效率将产生直接的影响；所以，系统软件的初始化设置是非常重要的。下面从初始数据收集、编码设置、数据输入、环境设定等几个方面谈谈系统初始化。
（1）数据收集。系统初始化需要收集手工账中的会计科目和各科目的余额，如从年度中间开始建账还需要收集各科目的累计发生额、年初余额。所以，需预先从手工账中整理出各级科目的名称、层次、余额、发生额。在此要注意完整地收集最底层明细科目的余额、发生额，避免遗漏，以保证初始化时输入的数据准确、顺利。
（2）编码设置。账务系统中广泛应用代码，在此主要介绍科目代码的设置。建账时要将收集到的会计科目加入账务系统，建立账务系统的会计科目体系。在电算化账务系统中除了像手工账务一样要使用会计科目外，还要为每个会计科目加入一个编码。会计科目编码通常用阿拉伯数字编制，采用群码的编码方式即分段组合编码，从左到右分成数段，每一段设有固定的位数表示不同层次的会计科目。
（3）数据输入。完成上一步工作后，即可将各科目余额输入系统。账务系统在1月份启用时只需输入上年余额即可，上年余额既是年初余额又是1月份的期初余额。如账务系统在其他月份启用，除需要输入启用月份余额外，还必须输入年初余额和1月到启用账务系统之前各月的累计发生额，这是为会计报表所准备的数据，如不输入累计发生额，由于会计数据缺乏连续性，在以后的查询及报表中如需要全年累计发生额，系统将无法提供正确的数据。
在实际操作中大部分会计软件都提供了简化操作的方法，即只需输入最底层明细科目的年初余额和累计发生额，期初余额和各上级科目的年初余额、累计发生额、期初余额则由计算机自动汇总。如果设立了辅助核算项目，各辅助核算项目的年初余额和累计发生额也需在初始化时输入。余额输入完成后，计算机能检测余额是否平衡。在确认各项余额输入无误后，即可结束建账、固化余额，避免以后对初始余额的错误修改。
（4）记账凭证类型最好只设一种通用格式。查账是会计人员日常工作的一个重要部分，在手工操作时用分类记账凭证来处理会计业务，分别装订整理记账凭证，以便于凭证的管理和方便查账。会计人员可以按常见分类方法分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，也可根据单位的实际情况设定凭证类型。应当指出的是，记账凭证分类不是一个必选项目，可以只用一种通用记账凭证格式，即转账凭证。
事实上，电算化后，查账完全能通过计算机来快速实现，计算机的最显著的特点就是速度快，恰好弥补了手工查账的缺陷。再者，设置了凭证类型，增加了一个输入项目，会影响凭证的输入速度。又因各类凭证要各自独立编号，凭证整理保管更为繁琐。会计软件提供记账凭证类型设置功能更多地是为了适应会计人员手工记账时的习惯。所以，电算化后，无须理会记账凭证类型设置项。
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