沟通时目的明确-勤学培训网

无论你用肢体还是口头向对方传达反馈信息，你都应当清晰、明确地表达你的观点，以确保对方准确地理解你的意思。在有限的沟通时间中，应当尽量包含所有想说的内容。如果说了很多却没有重点，会让对方感到一头雾水。不妨挑选出你话语中的精华，沟通时目的明确，让对方了解重点。

有结构的表达方式能有助于对方的理解和记忆。因此，在说话前你可先想明白要说什么，在理清结构后与对方交流。最简单的办法，就是在开头和结尾用简练的话语概括一下你要说的内容。在开头处点明你说话的大意，在结尾处为你的话语加一个总结。心理学中的“7±2法则”也能给我们的沟通提供一种有效的方法。我们先来对比下面的两种方式，并思考：如果你是客户，你更喜欢哪种方式？

“您好，这场以展示新产品为主题的会议将于4月3日下午一点半在我公司517会议室召开，欢迎您的光临！”“您好，4月3日下午一点半，将在我公司的517会议室召开一场会议。这场会议将以展示新产品为主题，欢迎您的光临！”很显然，前者的表述条理清晰，主次分明，你也会很容易地记住对方想要表达的信息；而后者虽与前者的内容相同，但条理紊乱，也不便于记忆。这也就是信息块组织能力的魅力！

“信息块”，指的是由较小的信息单元（如字母、词语等）组合起来的具有意义的较大的信息单元（如单词）。每个信息块的内容量都是不同的。1961年，心理学家默克多用实验验证了这一点。他准备了这样的三组试听材料：第一组是三个普通的英文字母，如PTK；第二组是由三个英文字母组成的单词，如HAT（帽子）；第三组是三个英文单词，如EAR（耳朵）、MAN（男人）、BED（床）。他让受试者在试听后对此进行回忆。结果表明，第一组和第三组的回忆成绩相仿，而第二组的回忆成绩却远远高于二者。原因是，对于大多数的人来说，第二组只不过是一个信息块，一三组都是三个信息块。

在这个规律发现之后不久，心理学家米勒就做了这样的一个实验：在一个关于数字广度的研究中，他让受试者听到“2、7、8、3、6、5、9”这样的7个数字，几乎所有的受试者都能够将其准确无误地复述出来。但一旦将要求复述的数字超过7个时，受试者所复述出来的数字却一般不会超过7个了。随后，米勒还做了一系列相关的实验做以验证，并与1956年发表了著名的论文《神奇的数字7±2：我们信息加工能力的限制》。文中提到：大脑在短期的记忆中，很难一次性接收7个以上的“信息块”。

它告诉了我们这样的一个规律：在与他人沟通的过程中，应当尽量将自己话语中的信息块控制在7个范围之内，以利于对方接收。我们可以通过这样的方法来构造有效的信息块。

1．扩充信息块容量

人对信息块的接受能力限制在7±2的范围之内，因此，我们应当尽量扩充信息块的容量，将更多的信息整合在同一个信息块中，减少整体的信息块数量。

2．控制信息块的最大输出量

简单、有条理的东西会让人印象深刻。虽然9个信息块是人们接收的极限，但是不要轻易挑战这个极限。不妨将信息块控制在7个以下，这样会让对方记忆起来更有效。

3．按照重要顺序排列信息块

人在接收信息时，总会受到先入为主这一思维意识的影响。因此，我们应当按照信息块的重要程度来排列顺序，并将最重要的信息块放在最前面。这样能让人们用最集中的注意力关注于最前面的信息块，也有效避免了主要的信息块被其他的信息块内的信息冲淡。

4．因人而异，构造不同信息块

由于每个人的知识经验都是不同的，对同一材料组成的信息块的归总也不尽相同。如，同样是“人力资源管理”一词，刚认字的小学生会根据每个字将其分成6个信息块；一般成人可能会将其分成“人力资源”和“管理”两块；但是从事与管理等相关职业的人来说，它仅是作为专有名词“人力资源管理”这样1个信息块。

此外，我们还要避免让对方产生歧义。有时候同一个词可能会有不同的含义，相同读音的词有时也不止两个。我们应当将这种多义或多音词放入具体的语境之中，增强对方的理解，避免产生歧义。