如何管理好工程资料

建设工程资料管理工作是一项系统工程，涉及各个专业技术部门的一项复合型工作。要保证工程资料的完整、准确、系统、齐全，真实的记录和反映施工及竣工验收的全过程，那么如何管理好工程资料呢?现在，小编就整理出管理工程的相关信息。

1、工程施工前收集、整理的资料

工程开工前，就应收集工程开工审批表、施工许可证、地质勘察报告、施工图纸、开工报告、施工组织设计等资料。其中施工组织设计是指导拟建工程施工全过程各项活动的技术、经济和组织的综合性文件，此外资料员还应该认真企业负责人的审批报告及监理报审表，这两个报告是确定施工组织设计有效性的关键文件。另外在这一阶段还要注意收集原材料、半成品、成品出厂质量证明和试验报告。同时对于材料供应商的资质也要报监理审批，确定该供应商有这方面资质，以便保证材料合格。

2、施工过程中各分部工程资料的收集、整理

各分部工程资料一般包括：1、设计交底、设计变更洽商记录;2、技术交底;3、原材料、半成品、成品出厂质量证明和复试报告;4、施工试验报告及见证记录;5、施工记录;6、测量复核及报验;7、隐蔽工程验收记录;8、检验批、分项、分部工程验收记录等。在收集整理分部工程资料中应该注意几点。

及时收集整理设计变更、洽商记录

2)做好施工试验资料的收集、整理

3)做好施工记录和隐蔽工程检查记录

4)认真做好分部工程质量验收记录

5)做好技术交底和施工日志的记录

3、施工竣工资料的收集、整理

一项工程完成后，在收集整理好各个分部工程资料后，就要进入竣工资料整理。(1)施工单位出具《工程竣工报告》(2)收集监理、设计、勘察三方分别出具的竣工验收报告资料(3)收集单位(子单位)工程质量竣工验收记录(4)编制竣工图。

工程技术资料的真实性

资料的真实性坚决反对”后补”造假的做法，资料员的工作要求是根据现场进度及时编制资料。目前资料员很少是专职在现场的，对工程技术资料的重要性认识不足，认为在办公室对着电脑按照施工质量验收规范的要求填写即可。即使是在现场的资料员，也很少去现场了解实际情况，下一道工序开始了才补做上一道工序的资料，这是一种普遍现象，这样编制出的资料数据不但不真实，而且造成资料堆积、时间混乱。

资料的签字很多情况下是资料员代签的，很多重要的资料要求各个专业人员会签，比如：打混凝土时需要向监理申请浇灌令，而浇灌令上面又涉及到水暖、电气、材料、土建以及监理的各个专业人员会签。要真正做到每一份资料都由本人签字确认，还需要各个管理人员的配合，如果每一次都被代签，资料的真实性也就失去了意义。建筑物垂直度观测，应由具备资质的检测部门观测，往往施工单位自己实施，这些都是不真实的表现，总之，工程技术资料编制必须真实。

工程技术资料的准确性

工程资料所用的表格应统一，不能五花八门。文字说明语言要规范，不能采用口语。单位、分部、分项工程划分应准确，不得随意填写。应按照验标要求把单位工程划分为若干分部工程，查阅资料时发现有的分部工程没有编制，而工程项目中不存在的分部工程却填写了;隐蔽验收记录不及时，填写不规范;施工日志应每天记载真实发生的情况，要与控制资料等相吻合;有些表格中应填的项目没有进行填写，而不应该填的却填写了内容。一旦发生质量事故，当时不经意的填写都是证据，所以我们应该认真填写资料，确保资料的准确性。

1、加大宣传，提高意识。在工程建设初期，工程项目管理单位应高度重视和加强档案法规、工程档案基本知识的宣传教育工作，要求工程管理、监理、施工单位人员学习档案基础知识和施工过程中原始签证资料操作方法及对竣工资料整编、工程项目验收的基本要求，使他们在工程开工之初就了解档案业务，具备较强的档案意识，为提高竣工档案资料质量打下基础。

2、加强培训，提高能力。在工程建设过程中，工程项目管理单位应注重资料管理和整编方面的培训。一是对工程技术和行政管理人员进行档案知识培训，使他们掌握档案方面的有关规定和要求，在日常工作中按高标准整理好基础资料;二是对专业档案管理人员适当进行工程专业知识培训，培养一批既懂档案又懂技术的工程档案管理骨干，促进归档工作的规范开展。

3、健全制度，落实责任。工程建设初期就要建立和完善以档案管理责任制为核心的工程资料管理办法，明确施工单位在工程档案形成过程中应承担的职责，制定统一的资料编制要求和细则，规范工程资料的管理。

4、过程参与，同步管理。从工程建设筹划开始，档案人员就应要求工程部门的专职档案人员从依据性文件开始就参与其中，按照文件的顺序、图纸的编号进行登记，建立借阅制度。对在编制资料中发现的“原件不齐全”、“资料不齐全”、“不规范”、“不统一”等问题，要及时研究给予解决。要严格执行工程资料编制工作“三同步”管理制度，即工程立项开工与竣工资料收集同步，工程施工过程与竣工资料形成同步，工程完工验收与合同竣工资料验收同步。档案工作人员要始终参与整个工程的建设和竣工工作验收全过程，对不符合标准的文件要拒收，从源头保证编制资料的质量。