如何提高商务 英语 信函写作
商务英语信函在日常工作中很常见,因此我们要了解一些基本的知识。接下来为大家整理的如何提高商务英语信函写作,希望对大家有帮助。
1.用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达
商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方,而不是参加作文竞赛评选,一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的,商务写作做到简洁自然,不说空话套话,用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。
举个例子,对于上面提到的三个例子:
(1) Kindly furnish us with this information soon.
(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.
(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.
我们可以将其替换为更为自然的说法:
(1) Please let us have this information soon.
(2) I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.
(3) These goods will be sent to you today.
2.使用自然、口语化的方式写作
商务邮件虽然是书面体,但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅,就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感,让读者感觉到作者是一个活生生的人,而不是一台毫无感情的公文机器。
我们在日常商务邮件中可能经常会见到类似下面的句子:
(1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.
(2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.
(3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.
这样的句子过于正式,读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感,影响商务沟通的效果,它们可以改为更加自然的说法:
(1) Please process this claim soon.
(2) Please let us know what you would like to do.
(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.
值得注意的一点是,虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式,但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合,不适合出现在商业场景中,例如:Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.
同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如把you缩写成u,把are缩写成r,把because缩写成cuz),因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。