怎样写好商务英语邮件

和日常英语相比，商务英语语言更复杂、严谨，遣词造句更复杂、更商务范儿，也更有职业味。接下来是小编为大家整理的怎样写好商务英语邮件，希望对大家有帮助。

1、太过热情

在写邮件时，你可能会由于团队达成了季度销售目标而太过激动，或是因打印机大排长队而感到沮丧，但这并不意味着你就可以滥用感叹号或问号。一个句子使用一次感叹号或问号就足够了。

2、逗号太多或太少

有效使用逗号是一种艺术。

你可以用逗号把一个句子中不重要的从句、短语或单独的部分分隔开来。

不过你应该谨慎使用逗号，避免不必要的停顿，保持信息简短扼要。

3、滥用撇号“’”

撇号(用于s之前表示所有格)也是英文写作中经常被滥用和误用的符号。英文中的撇号一般表示所有关系或单词的缩写形式。

如果你只是想让单词呈现复数形式，你就不需要使用撇号。

1.问候

这个和我们中国一样，我们中国一般的开头也会这样写××先生/女士好之类的，英语邮件也是一样。一般的这样写比较好，你可以去借鉴一下：

问候greeting

不知收件人：

Dear Sir or Madam,

知道对方的情况下： Dear Mr/Mrs/Ms + 姓名+头衔/职位： Dear Prof.(教授)/Dr.(博士)+ 姓。

2.目的

问候完了以后，接下来就是自己写这封邮件的目的，在写的时候做到目的明确，不要写的太复杂和繁琐，不要让别人产生误导，不过一般的是回信和写信，你可以这样写：

写信;

I am writing to confirm/ enquire/ inform you…我写信时要确认/询问/通知你…

回信;

Thank you for reaching out to us regarding …Thank you for your email…感谢你的来信…

3.结尾

结尾的话比较简单，他是说完目的之后，一般的通常会表示感谢或解释下一步是什么。比较简单。常用的表达有：

I hope this information is helpful.希望这些信息有用。Please call me if you have any question.如果你有任何问题，请给我电话等等，基本上就是这样的。

风格

人眼对电脑屏幕和纸张的反应不同，所以如何安排电邮的格式非常重要。使用短小简洁的句子直奔主题;记住，写电邮的目的是为了传达重要信息，所以要让读邮件的人首先看到要点。不管什么情况都要包含问候语和署名，并且尽量多折行多分段——这能使邮件更易读。还有，要抑制长篇大论的冲动：商务电邮最好简短;相当于一页纸左右的量就足够了。

语气

暂不论其好坏，网络滋生了“非正式”交流的恶习。电邮稍微非正式一点没有关系，但是不要写得好像是在跟妈妈或最好的朋友谈话一样。你需要在传统意义上的正式和电邮的非正式中找到平衡。想想收件人的风格，以及他们最可能怎样写电邮。他们会使用什么词汇?俚语或行话会不会冒犯到读邮件的人?将这些因素考虑在内，才能写出一封有针对性的简洁邮件。

语法

不管“非正式”如何发展而来，这都不意味着允许犯语法错误—这些错误会毁了你的电邮。语法错误说明你没有在商务电邮上下多少功夫，而且你很可能不太在乎你所传达的信息。仔细通读电邮，以确定拼写正确，并且修订了所有的语法和标点错误。

完整原则

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

清楚原则

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

例1 We will deliver your goods soon.

解释：soon表示不久、很快，语义不明确，没有指出具体的供货时间，可改为具体的年月日。

礼貌原则

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。