商务英语作文中该注意哪些问题

英语写作不仅要求单词拼写正确，用词得当，句子符合语法规范，而且要求句与句之问、段与段之间紧凑连贯，上下文逻辑思维严密，中心思想突出。下面介绍商务英语作文中该注意哪些问题，希望为您带来帮助。

1.加强英语写作基础的训练。英语写作不仅要求单词拼写正确，用词得当，句子符合语法规范，而且要求句与句之问、段与段之间紧凑连贯，上下文逻辑思维严密，中心思想突出。因此。掌握商务英语写作技巧必须从以下方面着手。

(1)单句练习。将词汇和语法通过填空、句型转换等方式进行练习，达到巩固、运用的目的。可将每单元的重点词语进行造句，还可有针对性地运用词、词组、句型、时态、语态、连接词等进行翻译练习。同时。严格要求学生正确、熟练地书写字母、单词和句子。注意大小写和标点符号，为英语写作打下扎实的基础。

(2)模拟写作。模仿是初学写作的捷径。可以从模仿英语范文开始。让学生对照好的英语范文。模仿其形式、结构、句子或词，来写一篇人物简介、观光游记或记忆探刻的事件经历。改写课文也是一种模拟方式。一方面可以帮助学生掌握基本语言和基本词汇的运用，另一方面他们不会照抄原文.可以在原有文章的基础上进行再创作。这种再创作要求学生做到上下文紧凑连贯。逻辑思维严密，最后达到可以自如地进行写作的目的。

(3)广泛阅读。学生可摘录英文报刊、英语杂志、文学名著中的精彩段落，背诵名篇名段，通过大量的阅读，培养英语思维，掌握英语句子的写作技巧。

2.掌握商务英语写作各类文体特征及写作要领。除了要符合一般英语写作的基本要求外，商务英语写作还有其自身的特点。其各类体裁均属应用文，每一类体裁都有固定的格式，所用语言大都具有鲜明的特征。商务英语体裁包括Daily affairs letters(日常事务函件)、Notes&Notices(便条和通知)、memos(备忘录)、Business letters(商务函件)、Minutes(会议纪要)、Business report(商务报告)、Advertisements(商务广告)等方面。了解各类体裁的格式和语言特征。进而掌握其写作要领，才能写出符合特定商务环境并能达到商务目的的商务英语函件。从而顺利、圆满地实现预期的交际目标。

例如。备忘录(memos)类体裁仅限于企业或公司内部使用，主要用于提醒、督促对方，或向对方表述自己对某件事情的看法，等等。因此，语言简明，表达清晰，尽量使用简单句。不必像一般商务函件那样正式。采用齐头式的格式从左边顶格写起。备忘录由两部分组成：

Head(抬头)和Body(内容)，其格式如下：

MEMO(标题王中必须大写)

Date(日期)：

To(收件人姓名，头衔或部门)：Head 1 From(发件人姓名。头衔或部门)：尤其要注意写备忘录的Head(抬头)，它包括4大因素：Date(日期)，To(收件人)，From(发件人)，sub_jeet(内容)，缺一不可。

商务函件(Business letters)的写作目的则是传递商业信息，陈述商务事实。所以在格式、语言、语篇上都与备忘录有明显不同。结构基本由八个部分组成：①letterhead&date(函件抬头和写信日期)。(室)inside address(收件人地址)。(妻)salutation(称呼语)。body of the letter(函件内容)。⑤complimentary(结尾问候语)。⑥sigture(签名)。(stscript(附言)P.S.enclosure(附件)Encl。

(1)商务函件(Business letters)采用约定俗成的齐头式、混合式或缩行式的格式。

(2)语言正式，内容严肃，多用第二人称和被动语态。在函件写作中使用专业词汇(包括缩略语)蕴涵国际贸易业务知识。如：enquiry(询价)、firm offer(实盘)、counter--offer(还盘)、delivery(发运)、commission(佣金)、L/C(信用证)、DA(即期汇票)、DP(承兑汇票)，等等。

例如：①We nsually offer an 5%trade discount on FOB andwould prefer payment by irrevocable letter of credit(我们通常予以离岸价的5%折扣且不可撤消信用证付款方式)。

②We have the pleasure to confirm the following insurance W.A.with against all risks for full invoice amount plus 10%(我们愿确认以下发票总额的所有保险加10%水渍险)。

(3)语篇规范格式化是商务函件的重要特征。虽然体裁较多，商务英语函件还是有规律可循的。它是由有层次、有秩序的组织起来的段落构成的.每段内容十分明确，整个语篇的结构要做到连贯衔接，符合逻辑。商务函件语篇结构大致分为点题部分、承接部分和结尾部分共三个部分。如在写报盘信时，首先应在点题部分感谢对方来函并表示对方对产品感兴趣。其次。在承接部分明确告知对方所询问的产品的具体信息，包括产品最新的目录、价格单、付款条件、发货日期等。尤其突出希望对方特别注意的销售条款。最后，在结尾部分积极主动征询对方是否需要进一步的信息和帮助，愿意随时联络。由此看来，提高商务英语写作能力，必须掌握商务英语各类体裁的文体特征及写作要领，明确各类体裁的用途、格式、语言特点，通过经常不断的写作练习，熟练运用适合各类体裁要求的词汇和句式，才能写出既符合格式要求又在语言上得体的商务应用文，才能切实有效地提高商务英语写作能力。

3.利用多媒体网络辅助提高商务英语写作能力。高职院校的《商务英语写作》教学要突出实用性、实践性与目的性，教学方法要体现趣味性、多样性和灵活性。因此，在商务英语写作教学中应将多媒体网络作为辅助教学手段，构建商务英语写作教研平台，教学模式变“教师为中心”为“学生为中心”。商务英语写作的多媒体网络教学方法分为以下几个方面。

(1)利用多媒体辅助教学使商务英语写作充满趣味性。使用多媒体手段，可以突破常规的课堂教学模式.运用生动、活泼的文字图片将基础写作的遣词造句、复杂的商务知识、商务函件语篇结构紧密地融合在一起，使学生对商务英语写作产生浓厚的兴趣，觉得写作并非难事。让快乐写作成为他们随时都愿意付出的行动。

(2)利用多媒体辅助教学，体现商务英语写作教学方法的多样性。商务英语函件涉及的信息量大。内容繁多，商务用语表达更是不计其数。各种不同的商务体裁有其固定的结构和表达方式。又具有不同的语言特征。在《商务英语写作>教学中，可以充分利用多媒体集文字、图像、声音、动画于一体的优势。克服传统的英语写作教学单调重复的缺点，将场境教学和模拟教学融合。创造多样化的模拟真实商务交际环境。充分调动学生的视听感官，使他们对于各种不同商务函件的体裁格式、语言、语篇结构形成清晰的轮廓。有利于教学过程中各个环节的高效进行。

(3)利用多媒体辅助教学，实现多维互动，凸显教学灵活性。利用多媒体使《商务英语写作》形成多维互动的教学系统。学生成为这一系统中学习的主体，教师的作用重在启发诱导、解惑答疑、归纳总结。多媒体担负着“收发、传递”的任务，提供了十分广阔的交流互动的平台。①通过电子邮件可实现师生之间、生生之间的互动与交流.改变了过去“一言堂”、“满堂灌”的教学模式，在时间上也更为灵活，有利于教师随时对学生的习作进行指导。②BBS可打破电子邮件一对一的限制。形成一对多的广泛交流。教师可利用BBS对商务英语函件进行网上讲评，或对普遍存在的写作问题进行点评。供学生随时浏览。学生可将自己写的商务函件上传。互相评改。各抒己见，畅所欲言。教师也可针对学生的写作进行单独交流，个别辅导。③通过QQ或MSN等聊天工具，师生可进行在线讨论交流，实时解答问题，学生可以得到在线的实时帮助，这无疑使学生产生强烈的参与意识。还能增强他们的自信心，激发学习写作的热情。

(一)加强语言基础训练、提高写作技能

写作是一种书面交际，语法能力是交际能力的一部分。商务英语写作的重要特点之一是强调准确性，商贸方面的法律文书、合同、单证等语言规范、用词准确、措辞严谨，这对语言的要求非常高。不少学生由于没有扎实的语言基础，无法把自己的思想用英语明白地表达出来。因此，我们在进行商务英语写作教学时，要把“以英语为本”这一原则贯穿在整个教学过程中，把培养学生语言交际能力作为出发点和落实点。要从词汇、语法抓起，从句子水平着手。这就要求我们在教学中要注意帮助学生巩固语法知识，使学生明确不同词汇的用法，通过大量句型操练，使学生对语法规律有全面、深入的了解，从而可以在写作中正确地运用语言。总之，没有坚实的语言基础为后盾，学生的写作是不可能达到表达清楚、意思连贯的要求的。如果学生平日养成了不良的语言习惯，那将会给日后商务工作带来意想不到的损失。因此，加强语言基本功的训练在商务英语写作教学中是十分必要的。

(二)采用案例分析法，运用交际策略

案例教学法强调的是在各种商务情景或商务环境中使用的语言技巧。通过案例学习和实践，可以提高学生对语言的判定力和理解力，从而提高学生的社会语言能力和话语能力。在采用案例教学法进行商务英语写作教学的过程中，根据不同的商务情境使用不同的写作风格、方式和内容来灵活处理商务实践。让学生在学中做，做中学，引导学生主动参和，主动探索，主动思索，主动实践，以实现学生多方面能力的发展。商务英语教学强调语言输出和交际能力的培养，其表现形式是以学生为中心。因此，在教学中还要注重创造师生互动的仿真情景，在交际、合作、协商的关系中，使师生共处于语言交际的教学环境中，让学生在课堂学习的过程中运用语言完成或解决各种现实工作中的任务和新问题，最终培养学生的语言能力、交际能力和工作能力。

(三)密切结合商务背景知识和语言技能

商务英语写作最明显的特点是语言技能和商务背景知识的密切结合。这在客观上要求在教学中既要重视语言知识的学习和语言技能的训练，还要重视商务知识的传授。在商务英语写作教学中，这三个要素应紧密相连、相辅相成、缺一不可。商务背景知识是教学的重要组成部分，其内容很宽泛，包括国际贸易、金融、营销、法律等诸多领域的知识。它取决于学生所修的专业化程度及未来求职的性质。商务背景的内容决定着该情景中需要运用的语言以及交际技能。语言技能是从事商务交际活动所必需的技能，表现在接听电话、洽谈、演示，以及书写信函、报告、备忘录等。有效的交际除受语言技能影响外，还涉及非语言因素，如交际策略、社会文化背景、交际双方关系等。这些因素也应在商务英语写作教学中得到重视。

(四)尝试运用计算机和网络辅助写作教学

计算机和网络的发展对英语教学也产生了巨大的影响。作为一种教学手段，计算机和网络辅助教学已经显示出其独特优势。教师可以根据学生的特点和要求设计各种教学活动。利用多媒体教学手段可以生动地向学生呈现写作内容，讲授写作方法，对学生进行各种写作训练。学生还可以在课外通过互联网收集资料，通过电子邮件等方式与老师和同学用英语进行交流，探讨写作，活跃思维，及时解决写作中存在的问题。

将计算机和网络引入写作教学改变了传统的写作教学比较枯燥的局面，写作课变得形象生动，学生学习写作的积极性得到了很大的提高，写作教学的效率也大大提升。

(五)重视课外阅读、赏析和学习写作技巧

阅读与写作是一组基于书面媒介(written media)的语言技能。其中前者为接收型技能(receptive skill)，后者为生产型技能(productive skill)，后者以前者为基础。学生要想“生产”，就必须先“接收”。这就好比在计算机上打印这篇文稿，键盘是输入设备，打印机是输出设备，只有先在键盘上一个字一个字地敲进去，打印机才能将文稿打出。没有输入就谈不上输出。当然，学生接收信息的渠道是多种多样的，除了“读”之外，“听”也是一个很好的途径。这里之所以特别将阅读拿出来谈，主要是考虑到在英语作为第二语言的大环境中，原版的阅读材料较之原版的声音材料要容易获得。实际上写作课堂上往往或多或少地都涉及一定的阅读，比如在教师指导下学生对范文的阅读评析。但因受课时限制，阅读量严重不足。最有效的弥补办法便是指导学生进行广泛的课外阅读。仅仅依靠课堂的时间想提高学生的写作水平几乎是不可能的。教师必须树立新的观念，即写作课不仅在课堂内，更在课堂外，并由此给自己的职责范围一个全新的定位。

课外阅读，虽然具体的阅读任务是由学生完成，但教师在此过程中同样应充分发挥指导作用。学生不光要读懂原文的内容，同时还要带着“赏析”和“学习”的眼光去读，留意作者在文体选择、谋篇布局、遣词造句、衔接过渡、修辞手法的运用等方面上的技巧。另外，要注意帮助学生克服急于求成的心理。阅读对于写作大有裨益，但它只有量的积累到了一定程度，才能实现质的飞跃。教师必须指导学生树立信心，将课外阅读长期坚持下去。

第一阶段：准备阶段，时间1周

备齐教材：官方课本(学生用书、教师用书)、同步辅导、真题集。

1、关于教材的选购，以下是一些小建议。

市面上关于BEC的教材大致分为四类：教材、单项备考资料、模拟题、真题。

(1)教材是需要的，如果是自学的话，需要学生用书和教师用书，学生用书的答案在教师用书里。

(2)同步辅导，如果时间精力有限的话，可以考虑不买。

(3)单项备考资料，比如BEC词汇书、写作书等等。BEC的阅读和听力基本上和国内的命题风格不同，所以国内出的辅导书，基本上可以不考虑。不过，BEC写作的套路性比较强，可以买一本写作模板的书，多练多写。

(4)模拟题，这个真没必要，不过可以去书店看看有什么作文题，口试题，这个拿手机照下来就行，不需要买了。

(5)真题，这个一定要!建议把第3、第4辑真题都买了。

2、准备阶段还需要了解BEC的各种题型以及每种题型的特点，比如要知道搭配题不是一一对应的，是选项多、题目少。

3、在这个阶段，还可以找一个语言水平和自己差不多的口语搭档，一起练习，互相监督，效果更好。

第二阶段：学习阶段，时间10-12周

这一阶段的学习要注重基础的积累，以课本为中心，把课本彻底吃透。

1.在学习课本的时候，要理解课文中的商务知识，注意商务词汇和常用句型的积累，最好是养成一个记笔记的习惯，将遇到的陌生词汇和好的句型，好的表达方式都记下来，积少成多，到最后学完课本的时候，再翻看满满的笔记，你一定会发现在潜移默化中，其实已经有了巨大的收获。

2.课本中的自测练习，都是考试的题型(难度要比考试简单一点，重在培养信心)，一定要自己动手先做，然后再对照答案。即使一开始没有思路，感到无从下手，也要强迫自己开动脑筋，“亲历亲为”，因为只有自己做过了，对比答案的时候才会发现自己的问题在哪，答案好在哪。同样，做完题，也建议大家建一个错题本，把做题的误区，和解题的模式、技巧都总结一下，方便以后复习。

3.这一阶段是练习听力的最佳时段。主要是泛听和精听相结合。泛听材料推荐是BBC经济新闻，重点是适应英式发音和听力速度，理解材料大意，这个部分大家可以利用零碎的时间完成。精听就是指课本和真题集附带的听力材料。

4.每天抽个半个小时练练口语，可以先试着做英文自我介绍，和同学用简单的英语进行聊天。总之，口语贵在多动嘴皮子啊。

商务英语写作目前在生活中有越来越广泛的应用，每个人都有必要了解商务英语的一些写作知识和规范。但目前很多英语学习者并没有系统接触过商务英语写作的教材或者资料，对商务英语可能比较陌生。今天在这里推荐一本教程：《商务英语写作实例精解》。

《商务英语写作实例精解》的作者雪莉泰勒(Shirley Taylor)是资深的现代商务英语写作专家，拥有几十年的教学和培训经验。目前市面上关于商务英语写作的书不少，但写得好的却不多。大部分书给人的感觉都过于模式化——无外乎列出一堆句型和模板，然后再给出一些不痛不痒的建议。但《商务英语写作实例精解》并不局限于介绍句型和模板这些细枝末节，而是更进一步从读者的角度出发来介绍一篇好的商务写作应该具有的基本原则。

在20世纪中叶，商务往来与今天相比要更为冷淡和正式，这导致当时的文书写作也很正式。人们经常使用一些一本正经的繁文缛词，例如：

(1) Kindly furnish us with this information soon.

(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

与几十年前相比，今天的商务活动已经不再那么正式和刻板，但很多人的商务写作仍然在沿用半个世纪前那种古板的风格。为此，作者在书中花了大量的篇幅来教导读者如何写好现代商务英语：忘掉教科书上那些正确而无用的套话，从读者的角度出发以轻松、自然和友好的语言来完成沟通。作者在书中重点阐述了下面这几条商务英语写作原则：

1.用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达

商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方，而不是参加作文竞赛评选，一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的，商务写作做到简洁自然，不说空话套话，用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

举个例子，对于上面提到的三个例子：

(1) Kindly furnish us with this information soon.

(2) Please find enclosed herewith a copy of our new catalogue for your reference and perusal.

(3) The above-mentioned goods will be dispatched to you today.

我们可以将其替换为更为自然的说法：

(1) Please let us have this information soon.

(2) I’m pleased to enclose our new catalogue, and I hope you find it interesting.

(3) These goods will be sent to you today.

2.使用自然、口语化的方式写作

商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到作者是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。

我们在日常商务邮件中可能经常会见到类似下面的句子：

(1) Appreciate if you could help to process this claim at your earliest.

(2) Kindly advise which course of action you would like to take and we will proceed accordingly.

(3) Could I please request your kind assistance in filling out the below survey for us.

这样的句子过于正式，读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感，影响商务沟通的效果，它们可以改为更加自然的说法：

(1) Please process this claim soon.

(2) Please let us know what you would like to do.

(3) I hope you will take a few minutes to complete this survey for us.

值得注意的一点是，虽然商务邮件写作提倡口语化的写作方式，但这并不意味着我们可以使用俚语和非正式的口头语。因为这些俚语和口头语只用于非正式的社交场合，不适合出现在商业场景中，例如：Keep your shirt on. 这样的非正式说法要改为 Please be patient.

同时我们也要避免在商务邮件中出现非正式的缩写(例如把you缩写成u，把are缩写成r，把because缩写成cuz)，因为这样会给人造成懒惰或者不够严谨认真的印象。

3.使用主动语态

一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态则会更加有趣有力。试比较下面这几个例子：

(1) The new system was developed by our staff.

(2) Our staff developed the new system.

(3) These notes should be read carefully before completing the form.

(4) Please read these notes carefully before completing the form.

看得出来使用主动语态重点会更加突出，同时句子也会更为简洁。

当然，并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。举个例子，某个岛上噪音很大，而我们要强调“噪音”本身，而不是“听到噪音的人”，这时候应该说：

The noise was heard all over the island.

而不是使用主动语态：

People all over the island heard the noise.

同时，由于在被动语态中看不出动作发出者是谁，有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞，我们也会使用被动语态。例如：

An unfortunate mistake was made.

在这句话里面，错误是谁犯的并没有明说，但如果写成：

Our company made an unfortunate mistake.

这意味着责任都要由“我们公司”承担。

4.多使用动词而不是名词

动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。类似下面的句子：

(1) His carelessness in driving caused a serious accident.

(2) We ensured the motivation of staff with the introduction of Learn at Lunch sessions.

要改为：

(1) His careless driving caused a serious accident.

(2) We motivated staff by introducing Learn at Lunch sessions.

5.多使用短句

研究表明，句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时，首次阅读就能理解的人所占的比例为75%，当句子单词长度在27个以上时，这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性，因此应该尽量使用短句。例如对于下面的长句：

Unfortunately, if we invest in new machinery, and the market falls again, as it has been predicted, we may possibly find ourselves with too much production capacity, and this may, therefore, result in even more serious problems.

我们可以将它拆分为几个短句，这样更加便于理解：

We must give serious consideration to the issue of investing in new machinery. If the market falls again, as has been predicted, we could find ourselves with increased production capacity. This may then result in even more difficulties.

除了上面提到的这些原则之外，书中还对很多商务写作的细节进行了很详细的说明，包括邮件的组织逻辑、外观与格式、邮件的主题、开头与结尾等。同时，针对不同文书与商务信函的特点，书中还给出了大量相应的范本。如果你一开始不清楚如何写一封正确、得体的邮件，这些范本会是非常好的模仿案例。推荐对商务英语写作感兴趣或有需求的同学阅读。