商务英语对于大多数人来说或许很陌生，但是对于一些经常跑贸易的人，却是不能缺少的一门技术。今天给大家分享了商务英语邮件有哪些写作方法，赶紧来看看吧!
商务英语邮件有哪些写作方法
用口语化去写作。商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到作者是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。这样的句子过于正式，读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感，影响商务沟通的效果，它们可以改为更加自然的说法。
使用主动语态。一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态则会更加有趣有力。当然，并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。同时，由于在被动语态中看不出动作发出者是谁，有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞，我们也会使用被动语态。
多使用短句。研究表明，句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时，首次阅读就能理解的人所占的比例为75%，当句子单词长度在27个以上时，这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性，因此应该尽量使用短句。
多使用动词而不是名词。动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。
商务英语邮件的写作技巧
1、保持专业的语调
直接不是错(To be straightforward is good)，但请别将情绪和非正式(informal)语言带入邮件中，也尽量避免缩写(contractions such as for )和简写(abbreviations such as for 。但其实关于一封邮件表述是否正式，是仁者见仁、智者见智的。请看以下例子：
Original:
Thanks for the snakes you sent. I’m sorry to say that two were dead. Send more soon, plz. Talk to ya later!
这肯定是非常不正式的——就算是对商业领域长久的合作伙伴也不能这么说，更何况还出现了诸如>这样替代的口语化表达——是很不专业的。
After reedited:
Thank you for your shipment of the snakes to our store/house/apartment. However, two of them were dead later because of XXX. I would like you then to send two replacement snakes to us as soon as possible. Please email me or call XXX with further questions and make arrangements for a new shipment.
但每个工作环境都有它对于正式与否的定义—我们称作企业文化(work culture)：如果是整个环境里都接受的、约定俗成的写作，也可能无妨。但还是要守住底线：不要用缩写、简写，尽量使用完整句子，不要有语法错误。当然更不要写出一些让老板不高兴的内容比如把名字、头衔写错。
2、校对你的邮件内容
校对的作用除了包括避免以上不合宜的写作发生，还包括检查标点符号，排除全部大写的情况除非——发出Email的一方是你老板或是拥有其他senior一点身份的人。笔者就曾经遇到过这样的情况：批改作业的是英国人也是个长辈，他的评语就采用了全部大写的方式——一开始拿到时完全让人受不了-就像是看到他当面在对着你咆哮一样，但当事后从别处了解到这就是他们那一代人的表达习惯时你就接受了。所以，了解对方的文化背景甚至生活习惯也是很重要的——它可以避免一些误解(misunderstandings)发生。
最后如果一封邮件要发给很多人(a large number of people)，那么最好找几个人校对比较好。
3、把握邮件的开头语和结尾
问候最好简洁正式。根据对话发生的背景(context)选择是否要称呼对方的名字。如果对方是一个商业主体或是一个并不特指的人(unspecified person)，那么名字就可以省了。以下是一些例子：
Good afternoon,
Greetings,
Dear Dr. Smith
Mrs. Clinton
此外一个恰当的结尾(an appropriate closing)总是礼貌的并能暗示邮件已经到了结尾(to imply the email has come to an end)。惯常的结尾包括：Best Wishes、Sincerely等，另外还有以下这些：
I look forward to your response.
I hope to hear from you soon.
Thank you for your time.
那么回到之前买蛇的那封，可能结尾是Thank you for your attention to this matter就是恰当的。
4、署上你的名字
签名非常重要：在一些办公自动化邮件系统里会有可供操作的自动回复签名，可以根据自己的喜好进行调整(be customized to your liking)。但请记住无论你是什么样的职位和身份，对外发出去的邮件都会或多或少代表你所在的组织特点和你自己的工作定位，所以设定签名时一定要谨慎。我们来看下面一两个例子：
I am currently on leave until Tuesday 30th May but I will answer your email as soon as I can after that.
——这是一个做前台和event coordination的员工的自动回复。大家可以从字里行间感受到TA的热情(as soon as I can after that)，而且行文也很简洁。
I will now be out of the office until Friday 19th June so will respond to your email on my return.
Kind regards
Kate
——这是一个与外国政府机关工作人员(当时的)对接项目时的回邮。大家可以同样从字里行间体会到政府机关工作人员(不分国籍的)所应有的态度(相比前一条)：庄重(Kind regards)、权威(be out of the office、respond to…on my return)。
最后，单就名字的正式性排序有如下标准：
Dr. Jane Smith (most formal)
Dr. Smith (slightly less formal)
Jane Smith (somewhat informal)
Jane (informal)
5、联系方式的加入
如果你想对方通过传真(fax)、手机号(phone number)、地址(address)或网站找到你，那么也可以把这些信息加入到你的定制(customized)签名中。
商务邮件写作中容易被忽视的细节
一、邮件“主题”要具体要有意义
在把你的邮件发送出去之前，你要检查一下邮件主题是否能够准确概括邮件的正文内容。如果你的主题写得很模糊，或者主题栏是空的话，那么很有可能对方压根就不会打开你的邮件。
我们来看一个例子：
Subject: Important! Read Immediately!!!
简评：你认为很重要的事情在别人看来却未必如此，你在邮件主题栏里大喊大叫只会让对方觉得你很傲慢，且不专业。邮件的主题一定要informative (具体;提供有用信息)，让对方在没打开你邮件之前就知道你大概要说什么。上面这个主题可以这样改：
Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour
简评：如果你的邮件内容真的很重要且紧急，那么不妨把主题写得具体些，同时，尝试主题首字母大写，这样可以引起对方的重视。
二、选择一个专业的邮箱地址
试想一下，假设你是会议的主办方，在会议开始的前一天，你收到这样一封邮件：
To: Bruce Blinderson
From: FuZzYkltTy2000@hotmail.com
Subject: [Blank]
Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?
简评：收到这样一封邮件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何许人也?这封邮件可以这样改：
To: Bruce Blinderson
From: m.ponsybil@gmail.com
Subject: Conference absence, Sept. 10
Dear Mr. Bruce,
This is Morris Ponsybil from…
简评：这封邮件的邮箱地址更专业，收信人可以把邮箱地址和写信人的真实身份联系起来。
三、邮件语言风格得当大体
邮件有正式和非正式之分。如果你是写给和自己比较熟的同事，那么在邮件里用一些表情符号(smilies 如 ：P 等)，缩写(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和网络语言可以使你的邮件充满个性，增进你与对方的感情。但是如果你是写给你的上司，或者不太熟的客户，那么在语言风格的拿捏上就要谨慎了。
