一、账簿的更换
为了清晰地反映每个会计年度的财务状况和经营成果，保持会计资料的连续性，企业应当按照规定在适当的时间进行账簿的更换，将上年度的会计账簿归档保管。会计账簿的更换通常在新会计年度建账时进行，除库存材料、固定资产等财产物资明细账可以年终结账后结转下年度连续使用外，其他各种账簿必须一律建立新账，不能连续使用旧账，即每年都要更换账簿。
各种需要更换的账簿，在进行年终结账时，各账户的年末余额都要直接转入新账的有关账户中。在旧账的“本年合计”行下，摘要栏内注明“结转下年”，只结转年末余额，不结转本年累计发生额，当然无年末余额的，无需结转；在新账的第一行摘要栏内，注明“上年结转”。因会计制度改变而需要变更账户名称及其核算内容的，应在上年度结账时，编制余额调整分录，按照新年度的账户名称、核算内容，将上年度有关账户的余额进行合并或分解，结出新账户中应列出的余额，然后再过渡到新账中的有关账户；或者，在上年度结账后，通过余额调整工作底稿的方式将上年度有关账户余额分解或归并为本年度有关账户的余额，然后开设本年度新账，将余额过入有关账户第一行，并标明余额方向，在摘要栏内注明“上年结转”或“年初余额”。
上年末编制的余额调整分录，应与上年度会计凭证一并归档保管；编制的余额调整工作底稿，应与上年度的账簿一并归档保管。
二、账簿的保管
为了保证账簿的安全、完整和便于查阅，会计人员在使用各种活页或卡片式账簿时，应注意平时按每一账户分别编分页号，年终登账结束后，按照账户顺序整理，抽去空白账页，连同账簿“经营人员一览表”和“账户目录”一起装订成册，并编制总页号，将各个账户所在的账页序号填入“账户目录”，加上封面，与各种订本账簿一起编号，归档保管。
账簿在使用中，日常应由各自分管的记账人员专门保管。未经领导和会计负责人或有关人员批准，不许非经营人员翻阅、查看、摘抄和复制。会计账簿非特殊需要或司法介入要求外，一般不允许携带外出。年度终了，各种账户在结转下年、建立新账后，一般都要将旧账送交总账会计集中统一管理。会计账簿暂由本单位财务会计部门保管一年，期满后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。本单位未设档案部门的，由财务会计部门设专人保管。
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