记账凭证的摘要可以反映经济业务的内容,在查找核对记账凭证等方面起着十分重要的作用。其填制要求主要体现在这些方面:1.摘要应准确反映经济业务;2.摘要应简洁明了;3.摘要应统一规范。
1. 摘要应准确反映经济业务
记账凭证的摘要必须准确反映经济业务的内容。每一种经济业务内容也应对应一个摘要,而不应该笼统使用同一摘要。
例如,购买原材料的经济业务,其摘要就只能是"购买原材料",而不能是"购买低值易耗品",这两者完全不同,分别涉及“原材料”科目和“周转材料”科目。
2. 摘要应简洁明了
记账凭证的摘要在编制时应简洁明了,一方面要清楚地表达经济业务的内容,另一方面又不能过于简略或多余。
例如,员工张红借2000元差旅费,以现金支付,这一经济业务最恰当的摘要应该是"员工借差旅费",可以完整、清晰地反映经济业务的内容。
如果改为"借款",就不能体现内容;或者,如果改为"员工借差旅费,现金支付",就显得过于冗余,因为记账凭证中的会计科目栏会反映"库存现金"科目,通过它可以判断现金支付的款项。
3、摘要应统一规范
同一公司应尽量统一摘要的格式和内容,这样在发生类似的经济业务时,可以明确使用统一的摘要记账,便于以后检查和查找。关于摘要的规范化和统一化,应注意以下两点。
(1)结构规范:摘要使用的句式应统一,一般采用"主语+谓语+宾语"或"谓语+宾语"的结构。例如,"员工报销差旅费"、"购买原材料"等。
(2)内容统一:对于相同或同类型的经济业务,摘要的内容应尽量统一,如购买原材料的业务,就统一为"购买原材料 "这一摘要,其他如"购买材料""买入材料",虽然表达意思基本相同,但如果随意使用,会使同一经济业务的摘要看起来很混乱。