要达到沟通的最佳效果，首先必须掌握沟通过程的要素，主要包括以下几个方面：(1)发送者和接收者;(2) 编码和解码;(3)信息;(4) 渠道。
(1)发送者和接收者。沟通的主体是人，任何形式的信息交流都需要两个或更多人的参与。由于人与人之间的信息交流是一个双向互动的过程，因此，把一个人定义为发送者，另一个人定义为接受者，这两个身份是可以相对转换的。在信息交流过程中，发送者的功能是产生和提供交流的信息，是交流的发起者，处于主动地位，而接受者则是被告知事实、意见或被迫改变立场、行为等，所以处于被动地位。发送者和接受者之间的这种地位对比的特点对信息交流的过程有重要影响。
(2) 编码和解码。编码是指发送方将信息转换为可以传输的信号的过程。解码是接收者将获得的信号翻译并恢复其原有意义的过程。编码和解码这两个过程是沟通成败的关键。最理想的通信应该是，接收方经过编码和解码两个过程形成的信息与发送方发送的信息完全吻合，也就是说，编码和解码是完全 "对称 "的。实现 "对称 "的前提是双方有相似的知识、经验、态度、情绪和情感。如果双方在信息符号和内容上缺乏共同的经验，就容易缺乏共同的语言，那么就无法实现共鸣，这就必然会导致编码和解码过程中的错误和障碍。
(3)信息。在传播过程中，人们只有通过 "符号与信息 "的联系才能理解信息的真正含义，而由于不同的人往往有不同的 "符号与信息 "系统，所以接受者的理解可能会偏离发送者的意图。
(4) 渠道。渠道是指发送者向接收者传递信息的媒介。口头交流的渠道是声波，书面交流的渠道是纸张，网上交流的渠道是互联网，而面对面交流的渠道是口头语言和身体语言的共同表现。在各种渠道中，最有影响力的还是原始的面对面交流方式，因为它能最直接地传递和感受对方对信息的态度和情感。
