在培训中，经常有学员跟我抱怨，每次组织开会，都无法达到会议的目的，最终草草收场。尤其是一些项目讨论会，由于会议的无效，大家没有达成共识，使实施的过程变得非常艰难，几乎所有的指令都无法得到有效地执行。他们只好再一次组织开会，结果悲剧再一次上演。那么，如何提高会议效率呢？
会议效率不高几乎成了现代管理者最伤脑筋的问题。无效的会议不仅让参与者痛苦、厌烦，而且浪费了很多宝贵的时间。更重要的是，由于会议的无效，团队、组织之间无法达成共识，从而导致团队执行力下降。如何才能使会议由痛苦的代名词，变成提升团队凝聚力、执行力的重要力量？首先，我们必须搞清楚会议的效率为什么如此低下。只有找到病源，我们才能对症下药。根据我所了解的实际情况来看，导致会议效率低下的问题主要有以下几个：
问题一，会前准备不足
我在给许多企业进行培训时，发现会前准备不足是很多企业的通病。许多管理者在组织召开会议之前根本没有想清楚会议是否有必要召开，以及议程如何安排，大概要开多长时间，要达成怎样的目的等。如此一来，会议就在无序、无目标的情况下漫无目的地展开，不仅浪费了与会者的时间，还无法有效达成目的。一般来说，管理者在组织召开会议之前必须做好如下准备：
1．确定召开会议的目的。是为了和与会者共同协商某个问题，还是为了给下属一些激励等。
2．确定会议的主题。不要在你觉得“有些事情需要大家在一起商量一下”的时候盲目地召开会议。这不仅使会议无法顺利展开，还会导致会议过程中总是跑题，无法确保会议目的的达成。同时，对于主题的描述一定要准确。例如，“如何节约办公成本”这样的描述就太过简单和含糊。而如果表述为“如何节约办公成本：讨论下一季度企业的成本节约报告并对第18页中提出的第三条和第七条建议进行决策。”就显得更加明确，也能够使与会者有机会提前思考这个问题。
3．明确议程安排。议程安排是指在会议开始之前就规定了会议按照什么程序进行，先讨论什么，后讨论什么。提前做好议程安排有助于会议按部就班、有条不紊地进行，避免出现重复讨论、跑题偏题的情况。
4．选择正确的与会人员。有些管理者在组织召开会议时，并不知道需要哪些人参加，而是把所有人都召集起来开会。结果不仅使一些无关人员白白浪费了时间和精力，还因与会者太多而导致会议讨论效果不佳。甚至还有些管理者邀请了无关紧要的人，却忽略了重要人物，导致会议最终无法决策。因此，邀请哪些人参加会议才能确保会议高效进行是管理者在组织开会之前必须弄清楚的问题。
5．确保每位与会人员都收到了会议的通知，知道会议的主题，了解会议的议程。
问题二，会议缺乏纪律性和原则性
很多管理者开会没有时间观念，原本通知的是10点开会，结果到10点20分会议才开始，这20分钟就在大家闲聊、等待中白白浪费了，大家难免会抱怨会议效率不高。我曾参加过一家企业的会议，纪律性就非常强。如果通知10点开会，那么10点钟会议就会准时开始，无论与会者是否全部到场。如果有迟到者，无论是谁，迟到多长时间，都必须受到惩罚。所以，参会者一般都会提前到场，这就大大节省了大家的时间，也使大家对会议产生高效的印象。还有些会议中间经常会被各种意外情况打断，比如手机铃声、敲门声等。虽然这只是一些小事，但据我了解，从会议因此中断到再次进入正常轨道至少需要5分钟时间。如果一个会议被手机铃声打断一次，被敲门声打断一次，就会浪费掉10分钟时间。而且，这些小事很容易分散大家的注意力，打断大家的思路，从而降低会议的效率。
问题三，会议互动性不强
很多管理者在开会时喜欢“一言堂”，一个人在上面说，很多人在下面听。结果上面的人说得激情四射，下面的人却听得昏昏欲睡。这样的会议完全没有与会者之间的交流和沟通，无法充分发挥每一个与会者的智慧，无法充分调动大家的积极性、主动性和创造性，会议的意义也就要大打折扣。如果只是为了让大家听你说话，那不如写一封E-mail群发给大家更高效。
问题四，会议议而不决
任何会议的目的都是要形成某种决定、决策。决策必须由拥有决策权的人做出。如果一场会议过程非常完美，经过激烈的讨论大家都已经达成了共识，却因为决策者没有及时做出决策而导致大家无法执行，显然不能说这场会议是高效的。
问题五，会后缺乏跟进，执行、监督不力
会上的决策必须在会后如实贯彻落实下去并且富有成效才能体现出会议的意义。大部分人在走出会议室的那一刻就已经把会议的内容忘记了大半，只执行其中极小的一部分。最后我们只能无奈地发现，会议的召开对实际工作的展开并没有什么意义。要提高会议的有效性，管理者不仅要在会前和会中下工夫，还要在会后及时跟进、监督，使会议的决策能够得到有效执行。
这些问题只是导致会议无效的众多问题中最普遍的几个，其他还有会议召开时间的选择是否恰当，会议过程中与会者发言的顺序是否有明确规定等细节问题有时也会导致会议是否有效进行。由于每家企业的实际情况以及管理者的习惯不同，导致会议无效的原因往往也会有所差异。总之，我们必须先找到问题的根源，才能找到提升会议效率的办法。
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