商务英语信函怎么写

在商务英语文书中，商务信函是商业交往的开始，需要大家好好去了解。这篇文章是小编为大家收集整理的商务英语信函怎么写，希望大家喜欢。

1. 特此奉告等

To inform one of; to say; to state; to communicate; to advise one of; to bring to one's notice (knowledge); to lay before one; to point out; to indicate; to mention; to apprise one of; to announce; to remark; to call one's attention to; to remind one of; etc.

1. We are pleased to inform you that

2. We have pleasure in informing you that

3. We have the pleasure to apprise you of

4. We have the honour to inform you that (of)

5. We take the liberty of announcing to you that

6. We have to inform you that (of)

7. We have to advise you of (that)

8. We wish to inform you that (of)

9. We think it advisable to inform you that (of)

10. We are pleased to have this opportunity of reminding you that (of)

11. We take the advantage of this opportunity to bring before your notice

12. Please allow us to call your attention to

13. Permit us to remind you that (of)

14. May we ask your attention to

15. We feel it our duty to inform you that (of)

2. 为(目的)奉告某某事项

1. The purpose of this letter is to inform you that (of)

2. The purport of this line is to advise you that (of)

3. The object of the present is to report you that

4. The object of this letter is to tell you that

5. By this letter we Purpose to inform you that (of)

6. Through the present we wish to intimate to you that

7. The present serves to acquaint you that

3. 惠请告知某某事项等

1. Please inform me that (of)

2. Kindly inform me that (of)

3. Be good enough to inform me that (of)

4. Be so good as to inform me that (of)

5. Have the goodness to inform me that (of)

6. Oblige me by informing that (of)

7. I should be obliged if you would inform me that (of)

8. I should be glad if you would inform me that (of)

9. I should esteem it a favour if you would inform me that (of)

10. I will thank you to inform me that (of)

11. You will greatly oblige me by informing that (of)

12. We shall be obliged if you will inform us that (of)

13. We shall be pleased to have your information regarding (on, as to; about)

14. We shall deem it a favour if you will advise us of

15. We shall esteem it a high favour if you will inform us that (of)

(一)礼貌原则

1.使用you-attitude。对方观点：首先，它表明作者站在读者的角度看问题，体现作者对读者利益的真挚的关怀、尊重和敬意，维护对方的积极面子，建立和谐的关系;其次，you-attitude体现一种写作风格，用积极的方式、乐观的态度和愉快的口吻表达观点。

2.使用we。包容性词汇“we”很适合表达礼貌，维护读者的面子。作者使用we时，实际上是强调“you”和“me”，更能表达合作的意愿或考虑的是双方共同的利益。

3.使用积极的词汇。在书写商业信函时，作者可以运用一些积极词汇表达其对读者的关心，体现出维护读者的积极面子。这样可以激发写信人和读者的共识，巩固双方合作关系。这些积极词汇可包括很多，如感谢、赞扬、认同、同情、承诺、乐观等。

4.使用原因状语从句。提问或解释原因是表达礼貌的方式，表明说话者想积极地将听者拉到谈话氛围中，暗示说话者可以帮助听者，或者反之，由此体现双方合作愿景。

5.使用主动语态。主动语态将施为者置于句子开头，直接传达施为者或作者的善意，满足读者积极面子，由此达到礼貌的目的。

(二)体谅原则

商务英语信函写作强调信息沟通的效果，不仅要关注内容的准确与完整，还必须重视对方的反应，要学会站在对方的角度思考问题，只有这样才能获得满意的沟通效果。首先着重强调对方利益。在信函中，对方最根本目的是了解他们能获得多少利益及这些利益能否满足他们的需要。其次应用肯定句代替否定句，强调信息的准确性。

(三)完整原则

信息完整对于商务英语信函的写作很重要。一些在日常行文中常用的如“the above-mentioned”，“the latter”，“respectively”之类的表达方式要尽量少用或不用，尽可能提供完整的信息，使对方易于理解。

(四)清楚原则

清楚是商务英语信函写作最重要的原则。一封词不达意的信会引起误会，甚至造成损失。清楚表达应注意选择使用正确的句子结构和选择准确简单的词汇。在商务英语写作中，对方获取信息最根本目的是了解他们将获得什么利益及多少关乎自身的礼仪。其次，应突出积极因素。因为积极因素与消极因素相比，更加能够吸引对方的兴趣，激发对方热情，能更容易获得认可。

商务信函的写作比文学创作及其他类型的写作容易，这是因为商务英语信函的写作有一定的框架规范，具体表现在内容结构与语言运用等方面。

(一)通常要选用常用的四部式的正文结构。

商务信函由四部分组成，即引言、详情、应答和结束语。第一部分的引言中，不应开门见山地谈论事情，而应该常通过某项事由或利用彼此以前的联系引出所要表达的东西，避免唐突。第二部分详情，应按照主次顺序分几个段落进行说明，同时，在叙述同一事项时要保持语言的条理性与逻辑性，通常将敏感事项的信息放在最后，如涉及限制、付款、罚款、赔偿等不好的信息。

第三部分应答，可以告诉对方随函寄去的附件或表示欢迎对方询价或咨询，也可以是要求对方确认、答复或寄来价目表。在出现这类情况时，可根据具体情况决定其是否应该留下。第四部分一般是一些总结和结束句子，有的纯粹是一句客套语，这主要是注意一些称呼和问候问题。此类信函中，结束语必须对照全文内容，以便自然不违和。

(二)要善于使用商务信函中的习惯用法，此类用法较多，其一般和普通表达方法有明显差别。其中包含很多约定俗成的套语，在写信时需要查阅相关手册。

1.礼貌(Courtesy)。

礼貌是指写信要有礼有节，恰当地运用礼貌用语并不影响行文的简洁，而且有助于赢得读信人的好感;同时，礼貌绝不是客套，是一种真诚的对“收信人的态度”，应尽量避免使用那些过激、轻蔑的语言。此外，对来信及时回复也是一种礼貌的表现。

△客套

We have received with many thanks your letter of 20 May，and we take the pleasure of sending you our latest catalog.We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

△礼貌

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed.which you requested in vour letter of 20 May.

2.体谅(Consideration)。

体谅强调的是要尊重收信人的风俗习惯，遵从国际惯例，多从对方的角度看问题，多替对方着想。写信时应牢记收信人的要求、需要、愿望以及心情，以最佳的方式表达自己的写信内容。

写信用“收信人态度(You—attitude)”而不是“寄信人态度(We—attitude)”。这主要体现在人称代词作主语时，多用“you”代替“We/I”作主语;一般用肯定表达;一般使用“主动语态”而不是“被动语态”，只有在表达否定含义时使用被动语态。

3.简洁(Conciseness)。

在不影响完整和清楚的情况下，商务书信用最简短的语句来表达是最受人欢迎的。可从以下方面来使表达简洁：

(1)避免累赘冗长的表达。

(2)避免不必要的重复。下面是商务文书写作中经常出现的冗词赘语，斜体字表示完全没有必要，应该去掉。

(3)尽量使用短句和浅显的解释。

①用单词代替短语。

②用短语代替句子。

③用词语代替从句。