商务英语中的信函怎么写

国际贸易竞争日益激烈的今天，为了通过发送商务信函达到有效交流，商务英语的应用也比较广泛。以下是小编为大家收集整理的商务英语中的信函怎么写，希望大家喜欢。

商务信件的格式为：

1. 称呼，Opening

2. 首段(多为提及上次信件或本封信的目的)，The first paragraph

3. 信的主体(根据内容分段)Body

4. 最后一句话(期待回函或见面)Final sentence

5. 结束语 closing phrase

6. 姓名 Name

7. 职位(根据需要决定是否写职位)Position

Tips：

请求对方做某事：

商务英语当中表示请求时可以用问句来表示写信人的客气，如：Could you please send us recent updates of. 另外就是使用套句，如：We would be grateful if you could please send…

给出信息：

在告诉其他人信息时，不要直接就说出信息的内容，如：Just to letyou know that…而是遵循商务英语的语言方式和风格，We are pleased to inform you that…

进行指示：

不要说Call me if you need moreinformation。而是需要用正式的说法 Forfurther information, please contact our sales office

信件的最后一句话：

See you next week! 这类的话非常的随意，因此要注意使用的场合。We look forward to hearing from you. 这样的句子是非常正式的。

结束语：

我们日常信函中经常会说Best regards Best wishes，但是在正式的商务英语中要说Yours sincerely。

一、语言经济性原则

言语交流是人类特有的一种活动, 它具有多种功能, 其中最重要的是传递信息。语言交际活动是一种有目的、有意图的活动, 它所要传递的是交际者的意图。在言语交流中, 交际者总是采用一定的方式或手段, 把一定的信息传递给一定的交际对象。

在语言学上, 表达信息的方式或手段被称为言语载体, 比如演讲、书报、信函等。将语言与经济联系起来考虑, 源于法国巴黎大学的教授安德烈·马丁内( Andre'Martinet) 的语言演变经济论和美国加州大学洛杉矶分校的经济学教授雅可·马夏克( JacobMarschak) 的语言经济学的思想。[1]安德烈·马丁内在解释语言演变时提出:“在保证语言完成交际功能的前提下, 人们自觉或不自觉地对言语活动中力量的消耗做出合乎经济要求的安排。”

其主要内容有: 言语活动中存在着从内部促使语言运动的力量, 这种理论可以归结为人的焦虑和表达的需要与人在生理上( 体力上) 和精神上( 智力上) 的自然惰性之间的基本冲突。

交际和表达的需要始终在发展、变化, 促使人们产生更多、更新、更复杂、更有推动作用的语言单位( 符素和音位) , 而人在各方面表现出来的惰性则要求在言语活动中尽可能减少力量的消耗, 使用比较少的、省力的、已经熟悉的或比较习惯了的, 或者具有较大普遍性的语言单位。

这两方面相互冲突, 使得语言处于经常发展变化当中, 并且总能在成功完成交际功能的前提下, 达到相对平衡和稳定。

二、语言经济性原则在商务英语信函中的表现

商务英语是以英语作为语言媒介、以商务知识为核心的一种专用英语(English for SpecificPurposes 即ESP), 属应用语言学的范畴。它的形成既是世界经济形势发展的需要, 又是语言学的革命。

商务英语在我国起步虽然较晚, 但近年来随着全球经济的发展和我国加入世贸组织, 对外联系和信息交流的日趋频繁使得商务英语的使用越来越广泛, 尤其是英文信函作为商务信息交流的主要手段, 贯穿于外贸业务的全部流程, 起着非常关键的桥梁和纽带作用。商务函电的内容涉及业务的洽谈或安排、有关协议或合同的签订等重要环节。

一、内容的清晰性

发送商务信函的目的在于建立商务往来关系，就某一细节进行商讨，努力达成共识，以便促进一项商务活动的开展。要达到这些目的，首先必须保证阅读者能够清楚了解写信人的意图，迂回或闪烁其辞的话语会让读信人产生不信任，甚至会怀疑对方的语言表达能力，对进一步开展商务活动很不利。模棱两可的话轻则阻碍读信人对信函意思的理解，重则会对发函方造成不必要的损失。例如: As to the steamers sailing fromHongkong to San Francisco，we have bimonthly directservices. 此处bimonthly 有歧义，可以是twicea month 或者once two month. 故读信人就迷惑了，可以改写为We have two direct sailings everymonth from Hongkong to San Francisco.

翻译要保留原文的清晰度相当重要。由于在较为正式的场合中，为了将一概念定义完整和清楚，英文常常用关联词将几个短句并在一起形成一个长句，而中文无法照样只用一句话来翻译，即使这样译了也很难达到通顺和自然。这时，我们就采取将长句按特定的事情发展的顺序拆分成两个或两个以上的小句子的方式来翻译。必要时还要增加或省略一些词语，让整段文字结构更合理、内容更清楚。例如: The prices stated are based oncurrent freight rates，any increase or decrease infreight rates at time of shipment is to be the benefitof the buyer，with the seller assuming the payment ofall transportation charges to the point or place of delivery.例句中以一个介词with 来分界，译为“合同价格是以运费计算，装运时运费的增减均属买方。卖方则承担至交货地的全部运费”。在原文中with 分句是一个状语，翻译时采用中国人平铺直叙的思维方式，用分述的方式把这个句子拆成两句，清楚地表达了原文的语言信息。

是不是一封书信只要包含了全部关键信息就可以成为一封好的书信了呢? 拟信人还应注意语言组织的条理性，或按事情发展的先后顺序，或按各要素的重要性排序编写。东扯一句，西扯一句的写法必定会影响文章的清晰度。

二、表达的简洁性

简洁就是用最精炼的语言来表达意思，在商务信函中言简意赅就是为了方便高效率沟通与工作。能用一个字表达的不用一个词组，能一个词组讲清的事就不用讲成一句话。商务信函不用因顾及礼貌而开头就说“I hope you are well”( 近日可好?) ，天气也从不在此中提及。我们用“now”不用“at the same time”; 用“though”而不用“inspite of the fact that”……。形容词虽然可以表达友好、满意、歉意等感情，但只是在十分必要的情况下才出现。中国人在写英文信函时经常会出现一些不必要的重复，比如: “true facts”、“next timein the future”这样的词语读者能懂，但是会对这种不地道的说法嗤之以鼻。

中文就简洁这一点在很多情况下具有优势，商务信函中最能体现这一优势的是一些客套而必要的敬语，比如: “we are looking forward to yourearly reply”，翻译成中文就五个字: “盼早日回复”; “with all kind regards，I remain”，中文为“祝好”。像“regards”、“wishes”这一类词，都不用按照原意翻译，祝好的英文句子大多用中文的俗语代替。

三 、词语的专业性

商务信函是在商务活动这一特定的领域所使用的应用文形式。拟写和阅读此种信函的人都是从事商务工作的个体。在以职业划分的团体环境中，通常存在为方便业内人士交流但外行不懂的语言。这种语言包括专门为定义一个专业概念而发明的词汇，普通词汇在某一特定领域的特定意思，以及由一组词汇的每个单词的开头字母组成的缩写单词。我们称上述这些语言为行话( jargon) 。要将商务英语信函翻译得既专业又得当，要求翻译工作者掌握足够的商务知识。涉及经济学、金融学、国际贸易等领域的概念的意思和英文缩写这两种。不懂金融学的人会把“bank balance”和“insurance policy”分别翻译成“银行平衡”和“保险政策”，而正确的译文是“银行余额”及“保险单”; 没有接触过国际贸易的人也不会知道“CIF”( 成本加保险加运费价) ，“D/P”( 付款交单) ，“T /T”( 电汇) 。因此，懂得商务英语的行话是翻译相关信函的基本要求。根据字面意思翻译出来的文字根本无法传达商务信息。

To Whom It May Concern,

As a student of this university, I would like to take the opportunity to express my appreciation for your kind assistance as always. Meanwhile, I feel that it would be beneficial to express my views concerning the quality of the library service.

In the first place, I find that most keyboards of the library computers are in poor operation, which brings much inconvenience to the users. I would also recommend the library to improve the efficiency of purchasing new books and subscribing to academic journals. Last but not least, the study rooms need to be furnished with a better lighting system. I hope that you take my suggestions into serious consideration. Yours sincerely, Li Ming

译文：

有关负责人：

作为本校学生，首先我想利用这个机会对于您一直以来的帮助表示感谢。同时，我也想对图书馆的服务提出一些建议，相信将有助于服务的提高。

首先，我发现图书馆电脑的大部分键盘都有操作上的问题，给用户带来很多不便。我也想建议图书馆提高购买新书和定购学术期刊的工作效率。最后，自习教室的照明系统也需要进一步的改进。

我希望您能够认真考虑我的建议。

您真诚的， 李明

闪光词汇及词组：

take the opportunity to: 利用这个机会 beneficial: adj.有益的 keyboard: n. 键盘 purchase: v. 购买 subscribe to: 定购

be furnished with: 安装有 lighting system: 照明系统

万能句型：

I would like to take the opportunity to express my appreciation for your kind assistance as always. I feel that it would be beneficial to express my views concerning… In the first place…I would also recommend…Last but not least… I hope that you take my suggestions into serious consideration.