商务英语怎么写报告

商务英语调查报告是对某项工作、某个事件、某个问题调查而得出的结果，具有较强的实践性。小编整理的商务英语怎么写报告，欢迎来查阅。

(一)摘要(Executive Summary)

一份正式且篇幅较长的报告通常在报告的前面加上摘要。摘要一般不超过一页，是报告的导言、调查结果、结论和建议的内容总结。这部分一般是在整篇报告写好以后再写。非正式或篇幅较短的报告则无需写报告摘要。写摘要时，应注意以下几点：

尽量限制段落的数量，一般可用三段式：报告的目的、报告的调查结果和结论、报告的建议。

摘要写作的时态用一般现在时，因为报告已经存在。

报告摘要中无需引用具体数据。可用“by and large、the vast majority、only a few”等语言表达大概的数据或趋势。

(二)标题(Title)

报告的标题应尽可能概括报告的内容，因为它是整篇报告的信息浓缩，而且标题应该准确、客观，不应像报刊文章标题那样为了吸引读者的注意力而别出心裁。此外，标题应该是名词短语或动名词短语。

(三)导言(Introduction/ Terms of Reference)

在导言部分，扼要地说明一下报告的写作背景和主旨。此外，还应该注明报告提交给何人、何时提交的。如果是事件调查报告应首先说明事件的经过，包括事件发生的日期、时间、地点、情况叙述等。

(四)材料收集方法(Methodology / Proceedings)

报告的这部分应说明收集信息或资料的方法和步骤。在报告中注明提供这一信息可以增强报告的真实性和客观性，尤其是意见调查报告。当然并不是所有的报告都需要收集资料，因此，并非每一种报告都需要提供这部分内容。这部分内容在整篇报告所占篇幅较短，可以写成一个段落。　

(五)调查结果(Findings)

报告的调查结果部分是报告建议的依据，其内容应当准确无误，结构清晰，语言流畅、衔接。这部分内容的每一个段落都应当有一个明确的主题句，一般放在段首，这样便于读者摄取这部分的信息。

若报告中需提供图表统计数据或描述行情走势，撰写人应当熟悉这方面写作的常用句型。

(六)结论(Conclusions)

报告的结论部分是写报告的人在报告调查结果的基础上对调查结果进行总结和解释。同一调查结果会因为撰写者的不同而得出不同的结论，但这部分不应当包括报告前文中没有提到的新的信息。

(七)建议(Recommendations)

建议往往是许多商务报告写作的最重要部分。一份报告有效程度常常取决于报告中所提供的建议的质量高低。建议部分主要内容为报告撰写人在经过充分的论证后认为应当采取的措施或行动。报告人有时也会描述采取措施后可能出现的后果或情形。

(八)附录(Appendices)

正式的商务报告为了增强报告的说服力或真实性往往会有一些附加材料，因其篇幅较长不宜放在报告当中，只能选择放在附录中。这部分内容可能包括图表统计数据、实验室报告、问卷调查等。当然，简短报告若无此需要则不需增加附录部分

一、标题要求

标题可以有两种写法。

一种是规范化的标题格式，基本格式为“××关于××××的调查报告”、“关于××××的调查报告”、“××××调查”等。

另一种是自由式标题，包括陈述式、提问式和正副题结合使用三种。陈述式如《东北师范大学毕业生就业情况调查》，提问式如《为什么大学毕业生择业倾向沿海和京津地区》，正副标题结合式，正题陈述调查报告的主要结论或提出中心问题，副题标明调查的对象、范围、问题，如《高校发展重在学科建设――××××大学学科建设实践调查》等。

二、列出调查的主要内容，格式如下：

调查时间：

调查地点：

调查对象：

调查方法：

调 查 人：

调查分工：(以小组形式调查的要求，小组人数不得超过3人)

三、报告正文。

正文一般分前言、主体、结尾三部分。

1.前言。有几种写法：第一种是写明调查的起因或目的、时间和地点、对象或范围、经过与方法，以及人员组成等调查本身的情况，从中引出中心问题或基本结论来;第二种是写明调查对象的历史背景、大致发展经过、现实状况、主要成绩、突出问题等基本情况，进而提出中心问题或主要观点来;第三种是开门见山，直接概括出调查的结果，如肯定做法、指出问题、提示影响、说明中心内容等。前言起到画龙点睛的作用，要精练概括，直切主题。

2.主体。这是调查报告最主要的部分，这部分详述调查研究的基本情况、做法、经验，以及分析调查研究所得材料中得出的各种具体认识、观点和基本结论。

3.结尾。结尾的写法也比较多，可以提出解决问题的方法、对策或下一步改进工作的建议;或总结全文的主要观点，进一步深化主题;或提出问题，引发人们的进一步思考;或展望前景，发出鼓舞和号召。

范文：

This conversation is, in effect, a mini-presentation. Charlie Styles, CEO of a distribution company, is presenting an expansion project to the Board.

Ladies and gentlemen, please feel free to interrupt if you have any questions. Now, if you’ll direct your attention to the screen ...

Over the past 3 years, our business in Asia has grown by leaps and bounds. 22% of our revenue now comes from there, compared to 9% just 3 years ago.

You’ll notice from this trend chart that the volume of business in this market is projected to increase by 60% over the next 5 years. Based on past performance, we would normally pick up 40% of this market. However, some of our Asian clients are already complaining about delivery times, but because of our reliance on foreign distribution firms,it is difficult to be very pro-active in dealing1 with them. If we don’t correct this situation, we stand to lose some existing customers, and the loss of reputation could hurt us in acquiring new ones.

Therefore, I propose that we immediately set in motion the creation of 3 Asian distribution centers,in Beijing, Tokyo, and Seoul. We could have them operating within 6 months, and be in a much better position to deal directly with our customers.

Ladies and gentlemen, if we don’t act on this right away, I’m afraid we’re going to lose some market share. Our main competitors already have their own Asian distribution centers, and some of our customers may gravitate to them if we don’t act quickly. Thank you.

参考译文：

下面的这段话事实上就是一次小型陈述。Charlie Styles是一家物流公司的CEO,他正在向董事会介绍一项扩张公司的计划。

女士们，先生们，如果你们有什么问题的话请随时提出。现在，请注意看一下屏幕……过去三年里，我们在亚洲的业务增长迅速。现在，我们22%的收入来自亚洲，而三年前这一比例只有9%。 从这张趋势图上你们不难发现，亚洲市场的规模在未来的五年里将会增长 大约60%。而根据以往的表现来看，本公司应该能够在这一市场上占到40%的份额。然而，我们 有的亚洲客户已经开始抱怨交货的不准时。遗憾 的是，由于我们对外国物流公司的依赖，在与他们交涉时很难采取强硬的措施。如果不改变这种状况，我们将眼睁睁地失去一部分老客户，这将严重损害公司的形象，而这种影响又会反过来为寻找新客户增加了难度。

因此，我建议立即着手在北京、东京和汉城建立三个亚洲地区的物流中心。六个月之内这三个物流中心就可以投入使用，使我们在与客户直接打交道时处于更有利的地位。

女士们，先生们。如果我们不马上采取行动，恐怕就不得不失去一部分市场份额。我们的主要竞争对手都已经在亚洲建立起了物流中心。再不及时反应的话，我们的一部分客户就会被他们吸引走。谢谢诸位。

首先，我们先来了解一下日常报告的开头语：

Enclosed is a report about the work done by the Export Division for October 20--.

Following is the annual report you requested for the year…

In this report I will explain how the sales program for the previous season worked, and what impact it will exert on the sales of this season.

The objective of this report is to summarize the achievements we’ve made as well as the setbacks we’ve experienced in the past quarter.

商务报告的开场一般用来概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。

下面，我们就分别来看看调查报告和统计报告中的常用语，由于涉及到许多数据，因此安格英语老师建议大家记下数据在英语中如何专业地表达：

一、调查报告

The report examined demographic and cultural profiles of the target market and recommended some market developing approaches.

As you requested, I’ve investigated some ways to reduce our energy use.

I inspected the spot to see if there was some evidence that could support the above opinion.

Having made a close survey of the damage, I’d like to submit this report to you for your reference.

The findings of the investigation indicate that Michael Hill is to blame for the product defect.

二、统计报告

The table/chart/graph/diagram/figure/statistics shows (describes/illustrates) that (how)…

According to the …/ As (is) shown in the…/ As it can be seen from the table/chart/figure…

It is clear/apparent from the table/chart/graph/diagram/figure/statistics that…

Australia and the UK both had 10%.

The monthly profit increased/fell by 10%.

The profit remained steady at 10%.

The profit peaked at just over 10%.

They made twice/three times /four times the profit /the percentage of profit in May than in Match.

The profit percentage/percentage of profit doubled (increased/decreased three-fold) from March to May.

Company A has almost (approximately/over) a quarter of (a third of/ a half of) the total number of Company B.

这一段又称为商务报告的主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。

而结尾就简单一些，写上工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结即可。