外贸函电英语电子邮件的写作技巧

外贸函电是一种商务信件，英文foreign correspondence。写外贸函电是外贸业务员的日常工作之一，然而，能写好外贸函电的外贸业务员却不多，接下来小编告诉你外贸函电英语电子邮件的写作技巧。

一、如何表达在涨价前订货

Thank you for your letter of October 10 for business copiers. We are now sending you our price-list and catalog of the newest types that are under production and we can supply at once from stock.

We want to notice you that prices of copier parts and components have gone up steadily since the second half of the year. Though we have tried hard to keep our quotations down, we are afraid the margin for keeping on going like this will not long. Therefore, we suggest that you will let us have your order before further rises in costs, which will lead to a raise in prices very soon unavoidably.

感谢贵方10月10日关于商用复印机的询函。现随函奉送本公司正在生产的、并有现货供应的新型号的产品清单和价目表。

我方想告诉贵方，自下半年以来，复印机的零、部件价格一直不断增长。尽管我方尽量压低报价，但恐怕有此余地的时间不会太久。因此，建议贵方在零、部件再次涨价，并不可避免地引起成品涨价之前便向我方订货。

二、要求及时供货

We understand that you are the agent for the White Tiger ties. We enclose our order for 1000 dozens of the White Tiger ties. Please note that we need these goods rather urgently as Christmas is drawing near. If you could supply goods timely for seasons, we would make repeated orders, provided prices are reasonable. Payment for the enclosed order will be made on a draft at sight under our letter of credit opened in your favor on receipt of your confirmati”on that the goods are sent out, and can be delivered before 1, December, 2000.

获悉贵公司为“白虎牌领带的代理商。兹附上1000打白虎牌领带订单一份。

请注意，由于圣诞节在即，本公司急需这批货物。如果贵公司能够及时供应时令货品，而且价格公道，我方将继续订货。

此票订单之货款，待确认贵方已于2000年12月1日前发货之后，本公司即向贵公司开出见票即付的信用证。

1.避免长篇累牍的句子，直奔主题

忌讳的地方就是长句子连篇累牍，还不加任何标点和停顿。中国人学英语，学到一定程度以为句子写得越长越显水平，往往为了展示自己的水平，用各种复杂的从句，动名词形式把句子写得无比长。相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。

2.避免网络流行语，使用正式语体

网络时代，大家都喜欢用互联网语言。但是，在商务邮件中，特别是给老板、主管、客户的邮件中可不要出现这类语言。毕竟互联网语言不是很正式，而如果给客户的邮件中这样的字眼太多，会让人觉得你很随便，不专业。

3.避免重复语句，尽量简洁

在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦。甚至为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示Letter of Credit，FOB表示Free on Board。

如果你有时间可以直接和外教一对一培训，学到最专业的英语，课时费一次一结的课程简单灵活，性价比非常高。

1.Subject不超过6个字。要字字有信息。

2.开头的正规写法：不是熟人，如Wennie James,就是Dear Wennie James;熟人写法：就是Dear Wennie;亲密写法：就是Hi Wennie;不知名写法：就是To whom it may concern

3.Body一般不超过两段，每段少于3-4句。

4.邮件的核心要解释清楚Situation，Benefit，Action：现在情况如何，如果这么做就有什么好处，下一步要怎么做。

5.写完后读两遍再送。第一遍检查笔误，精简文字。第二遍检查语气十分合适，叙述是否清楚。

有条件的同学还可以直接和外教一对一学习，课时费一次一结，简单明了，可优先选择。英语邮件是我们与国外客户或者上级沟通的重要方式，任何细节上的问题都会导致难以预计的后果，希望这篇文章对大家有帮助。

1. Don’t overcommunicate by email. 不是所有事情都只能通过邮件解决

太多的邮件往来容易给职场人士带来不必要的压力。所以在写邮件之前，可以先问问自己：非得用写邮件吗?如果事情需要和对方多次来回才能解决，那么不妨先用phone 或者IM来沟通。其次，如果是要告诉对方不好的消息，那就尽量别使用email。

2. Make good use of subject lines. 邮件主题要小心

邮件主题的写作要求和技巧在之前的文章中谈过很多，其核心的要求就是要简洁且有总结性。成功的邮件主题可以让收件人在打开邮件之前就知道你要说什么事，并且决定是否要打开你的邮件。让我们来看2个例子，相信大家看完这两个例子之后就能够体会到合格的主题和不合格主题的区别了。

Bad example:

Subject: Meeting

Good example:

Subject: PASS Process Meeting – 10 a.m.February 25, 2014

3. Keep messages clear and brief 表达清晰简洁

和传统的商务信函一样，商务邮件也需要做到逻辑清晰、表述清晰准确。一般来说，邮件的正文一般包含3大部分：背景信息交换、行动说明(需要做什么或者你将做什么)和诉求(提前感谢对方的帮助等)。

4. Check the tone. 注意措辞

商务邮件按照沟通对象身份地位的不同可以分为垂直沟通和平级沟通。垂直沟通多为上级对下级的沟通，平级沟通多为同事之间的沟通。垂直沟通通常比较简短直接，平级沟通通常要更加礼貌一些。