外贸英语打电话技巧

在来电显示上，如果看到电话前头是+19的电话时，第一时间就准备好纸和笔，做好记录的准备，避免有重要信息时手忙脚乱。下面介绍外贸英语打电话技巧，希望对您有帮助。

不是每个外贸工作者的英文水平都是钢钢的，而事实上大部分人英语水平并没有达到多少级，也不是英语专业，也不懂外贸专业英语，口语和听力更不用谈了，平时在工作中看到老外的邮件，也只能合着网络翻译才看懂，最怕的就是老外突然打电话过来，尤其是那上结带地方口音的非英语语言国家，有时候，也许直到老外打完电话还不知道是谁，这严重影响了工作效率和结果。

所以很多人都抱着求佛的心态，希望外商能规矩的通过邮件来联系你。但是对方却不管这些，很多外商还是喜欢用打电话直接联系，他们感觉这样会更方便快捷，那碰到这种情况怎么办?你怎么解决?

1、在来电显示上，如果看到电话前头是+19的电话时，第一时间就准备好纸和笔，做好记录的准备，避免有重要信息时手忙脚乱。

2、接通后，要先礼貌的问候一声"HELLO"，然后对方会说他要找谁，如果你听到的是你的名字，你就说"THIS IS xxx SPEAKING"(这表示你的亲切友好，并确认他没找错人)

3. 当你们彼此确定身份后，接下来对方会连续性的讲他要讲的话，也许讲的内容很多，这个时候很多人都没有做好思想准备，也没有完全进入状态，有可以会让人越来越慌神，所以，在这种情况下，你最好主动引导他，按照你的提问方式来回答，而不是叙述事情。当他讲完一句时你马上插进去说：“Excuse me，who is that speaking?"他会回答你名字，你记下来，再问他"Where are you from,please?"搞清楚他是哪国人，然后再问他"What is the matter with you?"然后他会说给你打电话是为了什么事，我们要知道，通常打电话过来的客户都是最近和你在电子邮件或者用其他方式联系过的人，而极少是新客户，如果你能想过这个人的名字和国家，你应该马上能在邮箱里找出曾联系过的邮件，就能马上明白他可能会讲的大概内容。如果确实不知道，那就不防再听他讲一下是关于哪个问题的，这时有个技巧，如果你听不太明白他具体在讲什么，你就把他的话重复一遍，那他就会对你说的给出“YES”或“NO”的回答，然后你再接着提问。

4.如果你能听明白他说的，你就可以继续，如果听不懂，那就打断他的话："I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?我了解您讲的，但是请你再发一封邮件确认一下"这样说的目的，是缓兵之计，因为即使你听不懂时也不要不停地说：NO，I DON'T KNOW，会让客户觉得你不专业，并且有流失客户的危险。然后问他是否知道邮箱地址，不知道你就告诉他，请他发过来。

5.还有一种情况是，也许你对对方的名字一定印象没有，也找不到相关联系邮件，你不妨直接问他一下，是否之前有发过邮件给你"Have you sent the email to me before?"然后注意听"YES"还是"NO"，如果他说是，你就当场找一下他的邮件也不迟，别忘回复时说一句"THANKS FOR YOUR CALLING"。

6.最后要礼节性的说上一句GLAD TO SPEAK WITH YOU,GOOD BYE。

通话中，要注意的几个问题，首先，你不要因为自己英语不好而背包袱，以致没办法认真听对方讲的东西。其实有的非英语国家客户英语也不好，但是人家敢说，所以说，既然你英语不好，你也不要怕，能听一个是一个。

其次，你在讲话时，注意放慢语速，最好一个词一个词吐出来，这样一来方便对方听懂你的意思，二来他也会迎来你有意识的将语速放慢。

然后，自己的大脑一定要有条理，有思路，不要乱。

正因为如此，可能就有不少外贸新手有过这样的一些经历，每次接到客户从国外打来的电话却听不太懂客户在讲什么，自己当然也没有相应的话来应对，直到电话打完了也不知道是哪个客户。这种情况会产生两种后果：一是让客户觉得你英语不够好且不够专业，从而对你公司的实力产生一定负面影响;二是很可能错失一个询盘或者订单机会。

所以很多外贸业务员就是抱着求佛的心态，希望客户能规矩地通过邮件来沟通联系。但是，做外贸久了多多少少还是会碰到一些客户直接打电话过来问询。如果客户本身英语很好，至少能知道对方讲的大概是关于哪方面的信息;如果客户英语也是一般般，或者带有地方口音，那基本上就是没法有效沟通。

当然，如果是这种情况，那么我们的外贸新手就需要有侧重的在外贸听说能力上进行锻炼，只要这两方面的能力提升了，就不会再害怕接到客户的远洋电话了。至于如何提高外贸英语的听说能力，不在本文讨论范围，这里就不多说了。

话说回来，我当时也是从不流利的英文开始说起，但是客户电话接听多了，就会总结出一些小窍门拿来分享，希望能够帮到外贸新手走出电话阴影。

1、在看到国外电话区号时，第一时间准备好纸笔，方便记录。(这个主要是为了避免手忙脚乱。)

2、接听后，礼貌地问候"Hello!"。然后，通常客户会先说他要找谁，如果你听到你的名字就说"This is XXX Speaking!"。(礼节性问候，表示出亲切友好，并确认他没找错人。)你可以等客户讲完一句时，马上插进去说："Excuse me, who is speaking?"。这样，客户就告诉你他的名字，你马上记下来。然后你再问他："Where are you from, please?"，通过客户的回答搞清楚他是哪个国家的客户。

然后，再问他："What is the matter with you?"，这样客户就会说关于哪方面的事情。注意，通常打电话过来的都是最近和你邮件联系过的，极少是新客人。如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的，你就能马上知道他会讲哪方面的问题。如果想不起来，那就听他讲一下是关于哪个问题的。如果你听到了但是还不太明白讲的什么，你就重复他的话给他听，那他就会对你说的表示出"YES"或"NO"，然后你再继续提问。

4、如果你对客户的名字没有印象，或者没找到相关邮件，你可以问一句他是否先前有发过邮件给你："Have you sent the email to me before?"，然后注意听是"YES"还是"NO"。(这个是方便查找，即使当时没找到，现在找到他的邮件也不迟，回复时不要忘记加上一句"Thanks for your calling!"。)

5、如果你最终还是无法判断出客户在说的是什么，那你就说："I understand what you said, but could you send an email to me to confirm, please?"。然后问客户是否知道邮箱地址，不知道的话你就告诉他，请他发邮件过来。(这个其实也是不懂装一下懂，如果你真的听不懂或者没听懂，不要不停地说："No, I don't know!"或者其它一些否定的语句。你就听他说就可以了，然后要求他发邮件确认他说的内容。这样做的目的就是为了通过邮件更清楚地知道他所表达的，也是为了避免订单流失。)

6、最后要说上一句："Glad to speak with you, goodbye!"。(这也是礼节性的结尾。)

另外，在与客户电话沟通的过程中，也要注意如下问题：

第一，你不要自己心里有包袱，认为自己英语不好(其实很多老外的英语也不好，但是为什么人家敢说呢!)，从而没办法认真听对方讲的内容。(反正英语是不好，你就当是听不懂，能听一个是一个，就算全听不懂也没人知道这通电话对吧!)

第二，你的语速很重要，你最好一个词一个词吐出来，一是方便对方听，二是他也会有意识的将语速放慢。

第三，以上的用词和表达都很简单，但是要保证你有一定的条理和逻辑。

为了应对客户突如其来的电话，作为外贸业务员的我们平时就要做好一些基本工作或者说是养成良好的工作习惯：

一、邮件最好用按所属国家和客户名称来分类，这样在接到客户电话需要及时定位客户或者邮件时就会大有用场了。

二、几个简单的英语单词还是要会的吧，平时多读一下这几个常用单词，争取发音十分准确。

三、当然是用SKYPE找老外多沟通，买个耳麦，找几个愿意聊天的老外在线聊。一是了解人家能不能听懂你讲的;二是熟能生巧，听多了保证你会想接到老外的电话。

四、抓住每次进来的电话练习，找出一个适合自己听电话的方式。

总之，与客户进行电话沟通是外贸工作的一部分，本文为外贸新手简单应付英文电话交流做了一个思路的梳理。但是作为一个合格的外贸业务员，我认为还是需要通过日常的额外练习来提高外贸英语的听说能力，从而在客户面前显示出外贸业务员该有的业务能力和业务素质。

一、如何自学外贸英语：积累术语

外贸英语包含大量的专业词汇、术语、缩写等，比如offer(报盘)、counter-offer(还盘)、exclusive sales(包销)等，不掌握这些，你的外贸业务根本无法开展。我刚开始接触外贸英语的时候买了本外贸英语词汇书来背，后面发现这样效率极低。于是我采取了从工作中积累词汇的办法。比如我今天看了一份合同，把里面的生词记录下来，包括它出现在哪句话里也一并记下来。时间久了那些高频词汇自然就记住了。

二、如何自学外贸英语：拓展阅读

既然想提高的是外贸英语，那我们阅读的素材和范围也要相应拓展，可以从日常题材逐渐转向经济、商务类的话题。我当时就经常拿Financial Times，The Wall Street Journal等杂志和报刊来练习阅读。刚开始看的时候真的觉得寸步难行，因为商务话题比较陌生，当中的表达也很专业。我只好硬着头皮一句句去抠，时间久了才好点。之后看外贸资料都觉得简单很多。所以建议大家最好看外媒的文章，不要看国内的英语报刊。

三、如何自学外贸英语：训练口语

能流利地说是我们的最终目的。我当初为了练口语也是费了不少心思。我找到当地知名度比较高的一个英语角。在那里认识了一些朋友，大家学习英语的热情很高，我的口语表达能力也提高不少。但久了我发现这样还是没什么针对性。于是我经朋友介绍去一线口语报了个外贸英语的短期培训班。每天上课时间自由，有老师一对一给我指导。上了2个月之后，我的外贸英语有了很明显的提高，有次开会老板都对我的进步感到惊讶。

四、如何自学外贸英语：练习写作

想要提高外贸英语写作，最好的方法就是在工作中锻炼。平时工作中接触到的外贸英语函电实在是太多了，我都会花点时间去分析，然后摘录下当中比较好的表达。之后自己写英文邮件的时候，我会有意识地去使用之前积累下来的表达。长久下来，写邮件对我来说就很得心应手了。

关于如何自学外贸英语，以上就是我想和大家分享的。回头看看，我的外贸英语自学之路走得也算是非常艰辛了。不过好在最后功夫不负有心人。我学外贸英语的这些方法不一定适合大家，但相信一定会对你有所启发。

交货delivery

轮船 steamship(缩写S.S)

装运、装船 shipment

租船 charter ['tʃɑːrtər] (the chartered ship)

交货时间 time of delivery

定程租船 voyage charter

装运期限 time of shipment

定期租船 time charter

托运人(一般指出口商)shipper, consignor

收货人 consignee

班轮 regular shipping liner

驳船 lighter

舱位 shipping space

油轮 tanker

报关 clearance of goods

陆运收据 cargo receipt

提货 to take delivery of goods

空运提单 airway bill

正本提单 original BL

选择港(任意港)optional port

选港费 optional charges

选港费由买方负担 optional charges to be borne by the Buyers 或 optional charges for Buyers'account

一月份装船 shipment during January 或 January shipment

一月底装船shipment not later than Jan.31st.或shipment on or before Jan.31st.

一/二月份装船 shipment during Jan./Feb.或 Jan./Feb.shipment

在A(时间)分两批装船 shipment during A in two lots

在A(时间)平均分两批装船 shipment during A in two equal lots

分三个月装运 in three monthly shipments

分三个月，每月平均装运 in three equal monthly shipments

立即装运 immediate shipments

即期装运 prompt shipments

收到信用证后30天内装运 shipments within 30 days after receipt of L/C