外贸英语函电写作技巧

外贸函电的特点就是语言简洁精炼，虽然字数不多，但要把想说的都传达给客户，所以就要学会抓住细节词汇。下面介绍外贸英语函电写作技巧，希望对您有帮助。

一：内容轻重有分

一般来说，重要或强调的事情都放在信件的开头或结尾，并且不能用含糊不清的主词，例如this、that、they和which等等。如果同等重要的内容要用and来连接，较轻的就放在次要的句子里。比如Because the cost price has increased so we sold higher.和We sold higher because the cost price has increased.两个句子强调的事情不一样，所以给人的感觉也完全不一样。

二：使用正确语气

并不是所有的函电都用同一种语气，不同的内容要采用不同的语气，才会让人感到你在真诚、认真地和对方沟通。通常开发信、询盘回复是和客户建立商业关系的第一封函电，所以语气要客气，热情，显得专业有条理，让客户认为你是一个非常可靠的卖家。平常普通业务的联系要细心、友好，给予客户信任感。当催促付款的时候，要急切又不失礼貌，表现出你的耐心。当客户索赔时，要给予足够的解释和说明。

三：抓住细节词汇

外贸函电的特点就是语言简洁精炼，虽然字数不多，但要把想说的都传达给客户，所以就要学会抓住细节词汇。库存不多，英文可以用low stock表达。没有库存，是out of stock;库存充足，是sufficient stock。很多业务员写邮件特别爱用try one’s best这个句型，客人要早点交货，就回复客人I will try my best to ship them earlier. 客人要价格低一点，sales就try my best给你最好的价格;客人要尽快得到回复，sales还是会try my best尽早回复你。其实用词可以多变，用go all out to do也无妨。

外贸英语的学习必须每天坚持才会有所提高，外贸英语函电写作也要多多练习才会越来越得心应手。每个外贸老师都是从不会到会，这是个不断付出不断改进的过程，所以新人在刚开始写外贸英语函电的时候千万不要急躁，脚踏实地的练习才会有所收获。

1.I’m writing to ask about…

我写信是想问……

2.Is this price FOB or CIF?

这个价格是离岸价还是到岸价?

3.That sounds a bit unreasonable.

这听起来不太合理。

4.Could you please give us your catalogue and latest price list?

你能把你们的商品目录和最新的报价表给我们吗?

5.Could you please send us a sample?

你能给我寄个样品来吗?

6.This price sounds a little stiff for us.

这个价格对我们来说有点偏高了。

7.We will place an order if your price is reasonable.

如果你们的价格合理，我们会下订单的。

Dear Sir/Madam,

We learn from our partner L&G International Corporation that you are one of the leading manufacturers of embroidered tablecloth. We intend to establish a long-term business relation with you.

Our company has been engaged in manufacturing industry for more than 10 years and has won a good reputation. And now we are interested in your products. We’ll appreciate if you can kindly send us your catalogue and the latest price list.

If the price is reasonable and delivery acceptable, we will place substantial orders in the near future.

Looking forward to your earliest reply.

Best regards,

Joe Black

1、在看到国外电话区号时，第一时间准备好纸笔，方便记录。(这个主要是为了避免手忙脚乱。)

2、接听后，礼貌地问候"Hello!"。然后，通常客户会先说他要找谁，如果你听到你的名字就说"This is XXX Speaking!"。(礼节性问候，表示出亲切友好，并确认他没找错人。)你可以等客户讲完一句时，马上插进去说："Excuse me, who is speaking?"。这样，客户就告诉你他的名字，你马上记下来。然后你再问他："Where are you from, please?"，通过客户的回答搞清楚他是哪个国家的客户。

3、然后，再问他："What is the matter with you?"，这样客户就会说关于哪方面的事情。注意，通常打电话过来的都是最近和你邮件联系过的，极少是新客人。如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的，你就能马上知道他会讲哪方面的问题。如果想不起来，那就听他讲一下是关于哪个问题的。如果你听到了但是还不太明白讲的什么，你就重复他的话给他听，那他就会对你说的表示出"YES"或"NO"，然后你再继续提问。

4、如果你对客户的名字没有印象，或者没找到相关邮件，你可以问一句他是否先前有发过邮件给你："Have you sent the email to me before?"，然后注意听是"YES"还是"NO"。(这个是方便查找，即使当时没找到，现在找到他的邮件也不迟，回复时不要忘记加上一句"Thanks for your calling!"。)

5、如果你最终还是无法判断出客户在说的是什么，那你就说："I understand what you said, but could you send an email to me to confirm, please?"。然后问客户是否知道邮箱地址，不知道的话你就告诉他，请他发邮件过来。(这个其实也是不懂装一下懂，如果你真的听不懂或者没听懂，不要不停地说："No, I don't know!"或者其它一些否定的语句。你就听他说就可以了，然后要求他发邮件确认他说的内容。这样做的目的就是为了通过邮件更清楚地知道他所表达的，也是为了避免订单流失。)

6、最后要说上一句："Glad to speak with you, goodbye!"。(这也是礼节性的结尾。)