职位分析是对组织内部各项工作系统分析的过程，人力资源职位分析过程可分为准备阶段、调查阶段、分析阶段和完成阶段等四个环节。各阶段环环相接、相互制约。
一、准备阶段
准备阶段的主要任务是明确工作分析的目的、界定工作分析的范围、成立工作分析小组，为后续工作做好准备。具体包括以下几项工作：
(1)明确工作分析的意义、目的、方法和程序。
(2)界定工作分析的范围。
(3)确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性，其代表性体现在纵横关系上。以销售经理为例：纵向关系中，上下级人员对销售经理的工作内涵比较了解，容易发表意见；而横向关系中，被调查者具有相同的职位，存在竞争关系，容易得到真实数据。那么通过纵横两方面衡量、比较，就易确定该销售经理在企业内工作分析的具体参数。
(4)确定工作的难易程度、复杂程度。工作难度的系数要根据该职位的公司定位以及业绩与目标资料、外界变革情形等动静态因素而定。
(5)成立工作分析小组，确定分工与协作关系，制定工作进度表。
(6)利用现有文件与资料及环境条件对工作任务、工作责任、工作流程等进行分析总结。
(7)提出原工作说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或针对新岗位工作说明书提出需解决的主要问题。
二、调查阶段
调查阶段的主要任务是通过对工作过程、工作环境、工作内容和工作人员等方面的全面调查，搜集工作分析的背景材料。具体包括以下几项工作：
(1)编制工作分析调查提纲和问卷，设计相关的调查表格。
(2)运用各种调查方法实施调查，如观察法、面谈法、工作日记法、关键事件法等。
(3)收集工作分析所需要的各种信息资料，包括工作特征、工作人员特征、工作环境、工作人员对工作的态度等。
三、分析阶段
分析阶段的主要任务是在全面调查、收集信息的基础上，运用各种工作分析的方法，对研究对象进行深入全面的分析。具体包括以下几项工作：
(1)整理、汇总、归类、审核所获得的各种信息，对失真、无效的信息加以剔除。
(2)寻找并发现工作本质规律，总结工作承担者应具有的特征，为工作描述、职务规范提供最基本的信息资料。
(3)对工作特征、工作人员特征的重要性和发生频率做出等级评定。例如服务行业，在大量调查信息的基础上，评价出特征要素和特征要素的权数。如年龄占15%，相貌占18%，态度占28%，学历占40%等。
分析阶段的具体项目有：工作名称、雇用人员数目、工作单位、职责、工作知识、智力要求、熟练及精确度、机械设备工具、经验、教育与训练、身体要求、工作环境、与其他工作的联系、工作时间与轮班、工作人员特性、选任方法。
四、完成阶段
本阶段是工作分析的最后阶段，主要任务是编制工作描述与职务规范，最后根据企业实际编制出工作说明书。具体包括以下几项工作：
(1)在前面三个阶段的基础上，草拟工作描述和职务规范。
(2)将草拟的工作描述、职务规范与实际工作对比。
(3)根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究。
(4)修改、完善工作描述与职务规范。
(5)若需要，可重复第2—4项的工作。对特别重要的岗位，工作描述和职务规范就应多次修订。
(6)形成最终的工作描述与职务规范，并结合企业实际编制出综合性的工作说明书(工作描述、职务规范也可作为两个单独的文件独立存在)。
(7)将工作说明书应用于实际工作中，并注意收集反馈信息，不断完善工作说明书。
(8)对工作分析本身进行总结评估，有关文件归档保存，为今后的工作分析提供经验和信息基础。
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